【簡報英文】3 分鐘教你如何了解抓住觀眾的目光,搞定英文簡報!

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相信大家在工作中都會碰到需要用「英文」上台做簡報的機會,這時平常英文說不到幾句的你,為了呈現一場讓聽眾為之驚艷的完美簡報,才急著開始學英文簡報技巧。但你知道想做出完美的簡報,除了學好簡報英文技巧,還得先從暸解你的「觀眾」開始嗎?

「暸解觀眾」是做好英文簡報的第一步驟,從三個資源著手

1. 閱讀當地暢銷書和旅遊書:

掌握當地家喻戶曉的出版刊物,可以更暸解大家的想法和時下流行話題,也可以從旅遊書窺探當地居民的生活方式、飲食習慣和節慶習俗等。

2. 掌握當地新聞:

掌握當地發生的時事動態,可以幫助你的簡報內容更符合時宜,也能增加動聽程度。

3. The World Factbook 《世界各國紀實年鑒》:

The World Factbook 是由美國中央情報局 CIA 的出版書,讓你能搜尋 200 多個國家的資訊,涵蓋了人文、歷史、政府、傳播和交通等,幫助你更有效了解每一個國家、文化的情報。

「好的簡報」取決於聽眾的文化背景!Low-context  Culture vs. High-context Culture

我們可以用觀眾成長的文化背景將觀眾以二分法大致區分,分別是:

    • Low-context Culture:低情境文化

    • High-context Culture: 高情境文化。

Low-context Culture:低情境文化

在低情境文化中,人們非常重視「有效」、「直白」的表達方式,在溝通上不會拐彎抹角、婉轉其辭。在簡報上非常仰賴精闢的語言和視覺的呈現。低情境文化的講者非常注重自我表達和說服的能力。講者會詳細地為觀眾解釋每一個數據、資料,比起「怎麼說」他們更注重「說些什麼」。因此,若能在簡報的製作中多下功夫,像是搭配吸引注意力的圖片、動畫和心智圖等,都能提升英文簡報的品質。

>> 低情境文化的代表國家有加拿大、美國、德國等多數西方國家。

High-context Culture: 高情境文化。

在高情境文化中,人們在表達上相對婉轉,在許多用語上也比較迂迴,盡可能地保持和諧在這個文化中是非常重要的。比起「說些什麼」他們更注重「怎麼說」,在溝通上非常仰賴肢體語言、臉部表情和聲調變化。講者會假定聽眾有一定的理解基礎,通常也不會詳細地解釋每一項數據資料。因此,訊息傳達的有效程度取決於對其文化背景的暸解,短短的字句背後都可能蘊藏許多含義。

>> 多數亞洲國家都是高情境文化的代表,例如:日本、韓國、中國。

準備完美簡報,請和三種人請益

如果你想要呈現一場完美的英文簡報,一定要先請教三種人,分別是:

    • 時常做跨文化簡報的高手

    • 該文化的講者

    • 該文化的聽眾

大家可以善用 TED Talk 的知名演講,暸解一個好的演講者是怎樣做簡報的!

多向那些很常在各國進行公眾演說的講者請益,瞭解他們是如何深入暸解當地文化,進而調整自己的簡報呈現方式和內容。有機會的話也可以找到該文化的講者,窺探究竟該國最有效、最吸引人的簡報方式有哪些,以及在當地又應該避免哪些禁忌。除此之外,也可以試著從接近聽眾開始,理解聽眾的想法與期待。

面對不同國籍的聽眾,了解他們的想法

對不同國家的人做簡報時,想必會得到不同的現場回饋和評價。以高情境文化的日本為例,聽眾傾向在聆聽時不斷點頭,以示自己正專注於講者的內容,他們甚至會閉上眼睛,表示他們正在用心思考。在簡報的途中,他們並不會舉手提出任何問題,即使你鼓勵他們這麼做,他們也會基於尊重和禮貌而有所保留。而講者則是盡可能用謙讓委婉的詞彙傳達自己的想法,且非常注重禮貌,這同時也呼應了高情境文化的「如何說」勝過於「說什麼」。

另一方面,在大部分文化裡,掌聲是代表對講者其表現與觀點的認同,但認同的表現形式還有很多,例如在奧地利和德國,假設你在報告的地方有桌子,結束時聽眾會用手在桌上敲擊以示認同;而在美國,你可能會聽到此起彼落的口哨聲,但口哨聲在某些歐洲國家卻代表不認同;至於在澳洲,聽眾通常不會起立鼓掌(Standing ovations)。

因此,掌握簡報時可能會發生的眉眉角角是非常重要的,做好功課可以展現出你入境隨俗的能力和專業形象。

Steve Jobs 簡報大師!

最後,想和大家分享一個在美國文化中,極為優秀的簡報範例。這是前蘋果公司執行長 Steve Jobs 於 2007 年舉行的 iPhone 發表會。想學好簡報英文前,可以先跟 Steve Jobs 看齊。除了蘋果公司本身的知名度,其實在 Steve Jobs 時代,大家除了蘋果產品本身,更關注的是他的個人魅力和簡報的藝術 !這就是「低情境文化」中的簡報之最,善用非常簡潔有力的語言、有邏輯的架構和淺顯易懂的視覺輔助,讓觀眾嘆為觀止。看完這篇文章,大家不妨來欣賞這個全世界的模範簡報吧!

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