新冠病毒肆虐全球,遠距工作成為世界趨勢,平時可以見面洽談的工作內容也得全面線上化,除了視訊會議和電話會議,看不見人影也聽不見聲音的 Email,其重要性更勝以往!寫好一封 Email 是 2020 年每個人必備的職場禮儀。

這篇文章為大家整理了 3 個提升專業度必備的商業英文 Email 寫作要點:

  1. 精簡主旨
  2. 主動提醒
  3. 最後校對

讓我們一起來看看吧!

一、信件主旨包含內容關鍵字 (Include a Suject Line with Key Words)

英文 email 撰寫教學

一個好的信件主旨須包含精簡地表達信件重點,讓收件人看到主旨馬上明白此封信的來意,若是一封 Email 被標註 no subject (無主旨),很容易被當成 SPAM (垃圾郵件),沒有點開就直接刪除。若你的收件人是素未謀面、陌生開發的對象,一個清楚明瞭的信件主旨尤其重要!

信件主旨包含內容關鍵字還有一個好處:讓收件人後續回覆時便於搜尋。因為我們寄出的信件,絕對不會是收件人信箱中唯一的一封信,一個簡潔明瞭的信件主旨可以讓一位忙碌的收件者決定你的 Email 是否有打開的價值。

跟著小編兩步驟下好英文 Email 主旨:

1. 以名詞或片語為主,用一個單字或片語呈現信件重點!例如:

  • Inquiry (詢問)
  • Follow-up (後續事宜)
  • Quotation request (報價請求)

2.善用介系詞及標點符號,清楚補充信件重點,讓收件者一目了然!例如:

  • Inquiry about Job Openings (詢問職缺)
  • Follow-up to XXX marketing meeting on Monday ( 星期一的XXX行銷會議後續事宜 )
  • Request for quotation (ABC Dictionary) (ABC 字典的報價請求)

那麼 NG 的信件主旨,基本上就是犯了以下兩種錯誤,來看看你是否也這樣寫過?

1.過於精簡

  • NG版:A quick qusetion

那麼多的 qusetions,收件人怎麼知道是哪一個?直接寫清楚,節省彼此的時間!

  • 修正後:A quick question about the meeting on Monday

2.目標不明確:

  • NG版:Important! Read Immediately! 

收件人根本不知道來龍去脈,很有可能忽略這封電郵,優先處理那些主旨更明確的郵件。

  • 修正後:One more important thing about the marketing plan

二、信件最後提醒對方採取行動 ( End With a Call to Action)

英文電郵寫作教學

商業英文 Email 的往來,無非是想要達到跨國界的交流或是節省溝通時間,所以在信件的結尾除了說聲 Thank you 之外,記得提醒對方針對信件內容做出回覆。若是能主動告知對方該如何聯繫你,或是在何時連繫你,那是再好不過了!

無論是簡單的一句話,

  • Looking forward to hearing from you soon. 期待盡快得到你的回覆
  • Please contact me at extension 123. 請透過分機 123 聯繫我

或是直接說清楚你的要求都可以!

  • Please confirm if this date and time is convenient for you. 請確認這個日期和時間您是否方便
  • Please countersign the document and return it to me by this Friday. 請回簽這份文件然後在這周五前寄回給我

三、寄出信件之前務必校對 (Proofread, and keep the mail professional!)

英文 email 寫作教學

神仙打鼓也會出錯!儘管科技發達,但不應該全盤仰賴電腦或手機的拼字自動校正,尤其英文屬於拼音文字,一恍神很容易就在鍵盤上按錯字母。若是要群發郵件或是寫信給位階較高的人,花個兩分鐘請旁人幫忙看一下內文也好,務必在寄出前確認一字一句是否適當且正確。

列舉幾個比較常見、需要注意的地方:

  • 收到 (信) 了
    • Your email was well received. (X)
    • Thank you for your email. (O)
  • remind sb. of sth.:提醒某人某事
    • I’d like to remind you the documents. (X)
    • I’d like to remind you of the documents. (O)
  • look forward to + Ving:期待~
    • I’m looking forward to hear from you. (X)
    • I’m looking forward to hearing from you. (O)
  • 可數名詞:a meeting, an attachment, a follow-up, etc. 
  • 不可數名詞:advice (建議), time (時間), inquiry (詢問), etc.

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當然,商業英文 Email 要注意的細節可不只這些,還有許多的眉角需要注意!在疫情嚴峻的現在,雲端上的 Email 溝通重要性無需多言,若是你對於用英文寫 Email 感到束手無措,不妨趁現在花些時間,為自己充電一下!

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