在撰寫 Email 時,最困難的就是該如何讓文字顯得有禮貌,因為 Email 只能利用文字表達,看不到也聽不到寄信人的表情、語調,面對不同收信人的身份該如何拿捏正式與非正式的語氣,筆者建議如果與對方並不是很熟,或是對方是上司、客戶,在文字的選擇上就不應太口語,應帶有外交口吻 (diplomatic)。以下 3 個句子在 Email 裡都屬於太直白的句子,一起來看看如何改寫的更專業、更有禮貌吧!


1. There is a problem.

假想客戶收到的信中,批頭就寫了這句話,他一定會心慌,到底出了什麼問題?因此,比較完整的寫法,可以寫成:

例句:There seems to be an issue with this, but it’s not serious. 這件事似乎有些問題,並不嚴重。


2. I disagree.

在書信往來,討論的過程中一定會有意見分歧的時候,這時候該如何委婉地表達不同意,但是又能維持雙方的情誼,就特別重要了。如果只說 I disagree. 沒有說出不同意的理由,會讓對方覺得你太無理,可以採取「前面先同意,後面再建議」的用法:

例句:Yes, I can see what you’re saying, but don’t you think that … ? 是的,我了解你的看法,但你不覺得……?

想了解更多同意與不同意的用法可參考只會 Agree / Disagree 嗎? 從生活到職場超實用表達贊同 / 反對 / 中立的 8 種英文說法


3. It is a bad idea.

如果你收到一封信,內容只寫了 It is a bad idea. ,就像是第二點的 I disagree.,直接否定了你先前的努力,一定會覺得傷心,所以換成你是寄信人時,一定要特別注意語句的寫法別太過直接,要具有外交口吻,這句話可以改為:

例句:To be honest, I’m not sure if it’s a good idea. 老實說,我不確定這是否是個好主意。


禮貌指出對方的錯誤的兩種方法:


1. 運用不確定的語氣:It seems like… / I’m not sure…

不確定的語氣能夠減緩指責的語氣,防止聽者覺得大受冒犯。
例如:It seems like you don’t understand the situation. 你似乎不太了解情況。
例如:I’m not sure I agree with you about this. 我不確定我是否同意你。


2. 運用抱歉的語氣: I’m afraid…

抱歉的語氣不代表你真的覺得對不起對方,而是有「不好意思 」的意味。
例如:I’m afraid that’s not quite right. 不好意思,你(說的話)恐怕不是非常正確。
例如:I’m afraid you’re mistaken. 很抱歉你搞錯了。


商用英文 Email 要注意的細節可不只以上這三點,還要注意許多眉眉角角!老話一句:魔鬼藏在細節中,細節決定品質;可別因為小地方的失誤而和一筆大訂單或是大好的機會失之交臂。

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