在國際化的影響下,商用英文成為職場中的必備能力,然而身為非母語人士,相信你我都曾經犯過一些令人尷尬的小錯誤,接下來就讓我們依照不同的情境來了解如何在職場中自在使用商用英文、讓 Business English 不再是你的困擾吧!


日常對話篇

在公司裡,一定會有機會跟同事相互交流,無論是在電梯裡、開會前或是用餐時都免不了進行所謂的「small talk」,這時候該注意什麼呢?

1. 話題避免太私人,食物天氣好選擇

在亞洲文化裡,關心他人家庭背景、感情狀況是很稀鬆平常的事,然而對於西方文化來說,在職場上並不習慣談論私人領域相關的話題;食物、天氣、運動賽事或近期嗜好才是比較受歡迎的話題。

 

( X ) Hi Amy! I heard that you have a little brother. How old is he?
( O ) Hi Amy! The weather is so nice! Will you do something special this weekend?

選擇從天氣開始話題,詢問對方週末活動,創造輕鬆、好互動的氛圍,讓對方可以自由選擇想分享的事情;small talk 對於職場社交是不可或缺的元素,大多數人都需要花些時間克服 small talk,想了解更多職場社交技巧可以參考  社交英文|3 大主題讓你輕鬆用英文聊天

 

2. 語言不同須尊重,詢問用詞要注意

在職場中經常會需要了解對方說什麼語言,此時疑問詞對於語意具有相當的影響力:

問: 你會說英文嗎?
( X ) Can you speak English? 
( O ) Do you speak English?

「can」在語義上有「能夠」的意思,會讓聽者感到我們在質疑對方是否有「能力」說英文,但語言無分優劣,無論對方是否會說英文都不該使用 can,使用中性的 do 較符合說話禮節。


工作溝通篇

職場上最重要的就是各項工作討論和交接,無論意見是否相同,經過切磋琢磨後的成品才會是最佳解答,然而溝通過程中常不經意造成衝突或誤解,這時該注意什麼呢?

1. 語句誠摯不針對,明確有理為上策

雖然外國人說話較直接,但還是會維持一定的禮貌程度,適度使用假設語氣、推測詞,或是 might、can、if 等助動詞可圓滑語意,避免過度直接、容易讓對方感到不適的語氣;「語意明確」為上上之策,隱喻、暗諷都應該避免,以防聽者誤會和不悅。

( X ) It is impossible. Do you have more “creative” ideas?
( O ) To be honest, I don’t think this will work. Would it be better if we changed direction?

同樣都是否定對方,第二句依舊明確表示不同意但用詞較委婉,並用「we」的角度讓聽者了解我們是站在同一陣線討論,而並非像第一句質疑對方的想法、單方面詢問對方。

2. 有疑問直接提出,不假他人亂猜測

在討論過程中產生疑問時,我們常會認為是自己的問題才會聽不懂對方想表達什麼,又怕提問會讓彼此難堪,但在西方文化中,工作上其實是非常歡迎不同意見交流的:

( X ) Hey Lisa, do you think that Tom wants us to take this project?
( O ) Hey Tom! I want to know if you think it is a good idea for Lisa and me to take this project?

與其私底下跟其他人猜測說話者的想法和意願,不如直接禮貌地確認對方真實的想法,避免不必要的猜測和誤會。


電話禮儀篇

繁忙的工作場合上常需要用到電話聯絡事務,少了面對面的交談難免讓人有些緊張,深怕用詞不適當或遺漏掉重要資訊,這時候又該注意什麼呢?

1. 開頭用語要適當,請人稍等需謹慎

用英文講電話時開頭絕對不是「 I am … 」,接起電話時先打招呼、自我介紹,並詢問對方來電原因:

  • Hello, this is Lisa speaking.
    您好,我是Lisa。
  • Good morning, this is Lisa from Trade Office Taiwan.
    早安,我是台灣貿易辦事處的 Lisa。
  • Hello, this is Central Bank Taipei. What can I do for you?
    您好,這裡是台北中央銀行,請問需要什麼協助嗎?

幫對方轉接或是詢問事項要稍等一下時也不能使用「wait」,以下提供幾個範例:

  • I need to check the statistics from the database. Are you able to hold?
    我需要從資料庫中確認數據,請問您能在線稍等嗎?
  • Just a moment, please. I’ll pull you through to Tom Stinson. 
    請稍候片刻,我會幫您轉接 Tom Stinson。

2. 打電話前先筆記,內容簡短易理解

為避免電話內容冗長或忘記該詢問的事項,我們可以在打電話前將注意事項用條列式記下,並在談話過程中將對方的回應記錄下來,避免打第二通相同的電話。

  1. Location, Time:  Taipei 101, first floor    2021/01/08 10:30 a.m.
  2. Who will be there: Tom, Lisa, Sally, Frank
  3. Notice: Face mask needed

除了注意基本的英文電話禮儀,我們也常會在接電話時遇到許多突發狀況,若想了解更多內容可參考電話英文常遇到的 5 種突發狀況,接電話完美應對不 NG!這篇文章。

在商用英文中有許多需要注意的眉角,一不小心就容易犯錯,但犯錯並不可怕,只要我們多多發掘背後原因、了解語言和文化造成的差異並多加留心,掌握商用英文溝通過程中的小技巧使職場氣氛更為融洽並不是一件困難的事!


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