文化差異常造成我們在與外國人溝通時的誤會,若想要減少用英文 Email 溝通時的落差,就要先了解商用英文 Email 的撰寫原則,這篇文章將列出 4 個台灣人最常犯的英文 Email 錯誤,讓我們一起來看看這些錯誤究竟都藏在哪些細節裡吧! 


一、英文 Email 務必精簡!

精簡,就是簡短又清楚的意思,而台灣人常常透過中式英文的思維去撰寫英文 Email,導致常常寫出有冗言贅字的句子。最常見的例子就是「Please repeat it again.」,在這句話中 repeat 本身就帶有「重複」的意味,而 again 也代表了「再次」,在外國人的解讀裡就像「請你再再說一次」的感覺,因此這句話其實不需要加 again,直接說「Please repeat it.」就好。

下列這句也是:

  • First of all, thank you for taking the time to read this email from your busy schedule.
    首先,感謝您從百忙之中抽空看這封郵件。

這句話並沒有直接的文法錯誤,只是在用詞上不夠「精簡」。如果直翻成中文的意思是「首先,感謝您從忙碌的行程中抽空看這封信件」,但其實「抽空」這兩個字就足以清楚表達對方在忙碌中找出空閒這件事,因此可以將句子更精簡為:

  • First of all, thank you for taking the time to read this email.
    首先,感謝您抽空看這封郵件。

對於讀者來說,平常上班就要處理多到不行的英文 Email 了,還要花時間理解信件內容,是一件很麻煩的事。因此我們在撰寫時,如果可以精簡、清楚的表達,則會讓信件易讀許多。


二、冗長的句子會讓讀者喘不過氣

請先讀讀下列這句:

  • I am writing on behalf of John in relation to your complaint about the incident that happened this evening and the bad manner of our staff.
    我謹代表 John 寫這封信,有關您對今晚發生的事件以及我們員工的不良舉止的投訴。

許多人在寫作時喜歡加入大量的片語、子句,來拉長句子,讓句子看起來較高級。但其實過長的句子並不會看起來比較厲害,反而會讓對方抓不到重點。如果要避免寫出過於冗長的句子,我們要先釐清我們想表達的重點。這句話有以下幾個重點:

  1. 我代表我的員工 (John) 寫這封信
  2. 我要為員工今晚的失誤道歉

因此,我們可以直接用兩個句子描寫重點即可。

  • I am writing on behalf of my staff, John. We are sorry for the incident this evening.

你也可以寫得更高級一點:

  • On behalf of ABC Restaurant, I sincerely apologize for the unpleasant experience you had with our staff, John.


三、逗號、逗號,怎麼還是逗號?

請先看看下列這句話:

  • I understand that John spilt the coffee all down your dress this evening, he didn’t apologize to you immediately, so I take full responsibility for John’s behavior and he has already received corresponding punishment.

仔細注意這段話的標點符號後可以發現,這段話只有最後結束時有句號,其他的斷句皆以逗點隔開。這是由於在中文寫作時,我們習慣寫完一段話才會使用句號,因此許多台灣人在英文寫作時,才會誤用太多的逗號。

在英文文法裡,一個主詞一個動詞即組成一個句子,「一個句子說明完即句點」。先來看看第一句話要怎麼修正:

(X)I understand that John spilt the coffee all down your dress this evening, he didn’t apologize to you immediately.

這兩句話各有一個主詞及動詞,因此應該拆開來寫成:

  •  I understand that John spilt the coffee all down your dress this evening. I also understand that he didn’t apologize to you immediately.

但如果想把兩句話合併在一起,可以用另外一個想法來修正:

由於「 that John spilt the coffee all down your dress this evening, he didn’t apologize to you immediately」這句由 that 引導的名詞子句中的主詞皆為 John ,因此我們可以使用介系詞 without + N. / Ving 連結前後兩個句子:

  • I understand that John spilt the coffee all down your dress this evening without apologizing to you immediately

只要做一點小小的改變就可以讓你的句子質感大提升,所以下次撰寫英文 Email 時,請務必仔細檢查你的標點符號,久而久之便可以養成習慣。


四、商用英文 Email 中的驚嘆號使用須知

適當的使用驚嘆號可以達到良好的強調效果,過多地強調則會讓讀者有不好的感受,反而有失專業度。一般常見的使用情況有兩種,一種是「向他人祝賀」,另一種則是「強調事件的急迫性」。

向他人祝賀:

例如:Congradulations! You’ve really done a great job.
恭喜你!你真的表現的非常好。

強調急迫性:

例句: Please submit the report on time!
請務必準時繳交報告!

以上這 4 個台灣人常犯的英文 Email 錯誤,你也犯過幾個呢?若想了解更多商用英文 Email 撰寫技巧,可以參考CLN《上班族的 Email 寫作課》線上課程,一窺 CLN 首席顧問 Clarence 20 年企業培訓精華!


延伸閱讀:

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