想要誠懇的表達歉意,可不是幾句「 I’m sorry. 」就好。撰寫商用英文道歉信時,與其去搜尋各式各樣的商用英文道歉信模板,不如先了解商用英文道歉信的撰寫原則,了解觀念後再套入委婉的用詞及句型,就可以寫出一封誠意滿滿又不失質感的商用英文道歉信。今天這篇文章將分享英文道歉信的 4 大步驟,讓你跟著文章一起寫出誠意滿滿的商用英文道歉信!


英文道歉信 4 步驟:

  1. 開頭表示歉意
  2. 表示理解狀況
  3. 提供補償措施
  4. 留下聯絡資訊


英文道歉信步驟 1:開頭表示歉意

開頭表明寫信來意,永遠是撰寫商用英文 Email 的首要條件,尤其在撰寫商用英文 Email 時,更是要用簡潔有力的方式表明來意。而開頭即表示歉意,不只是為了表明寫信的意圖,也是一種誠意的展現。常見的句型有:

  • I am writing to apologize for…
    我寫這封信是想為 … 道歉
  • I am writing this letter to express my regret.
    我寫這封信以表達我的遺憾。
  • I sincerely apologize for…
    我誠摯的為 … 道歉
  • Please accept my sincere apology for…
    請接受我對 (某事)誠摯的道歉


但是切記一個要點,千萬不可以道歉完就直接加 but、however 等連接詞,否則對方會覺得你並不感到抱歉,只想找理由開脫,就像下面這句可以明顯地感受到「我道歉,但其實不是我的錯」的感覺。

(X)I’m terribly sorry for hitting your car, but it was just an accident.
        很抱歉撞到了你的車,但這一切只是個意外。


用英文道歉該用 sorry 還是 apologize?

另外,「sorry」 這個字較為口語化,若在正式的英文道歉信中使用會稍嫌不正式,因此建議改為 I/ We apolpgize… 語氣較慎重也較合適。除了使用動詞 apologize ,也可以名詞 apology 表示「歉意」。

  •  I apologize for any inconvenience. 
    我為我所帶來的不便道歉。
  •  I think I owe you an apology.
    我想我欠你一個道歉。


外國人在說話時,其實很擅長運用「音調變化」來表達情緒,但是在信件中,我們沒有辦法透過語氣來強調,所以才需要「用文字修飾語氣」,除了直接說 I apologize,不妨加點副詞來加強你的抱歉程度。 


表達道歉程度的副詞:

  • really (adv.) 非常;很;極其
    I’m really sorry for breaking your vase. 
    我為我打破你的花瓶感到非常抱歉。
  • deeply (adv.) 深深地
    I feel deeply sorry that I spoke to you like that. 
    我對我向你那樣說話深感抱歉。
  • humbly (adv.) 謙恭地、謙虛地
    I would like to humbly apologize. 
    我真的十分抱歉。
  • sincerely (adv.) 衷心地
    I sincerely apologize for any inconvenience. 
    若有任何的不便,敬請原諒。

我們也可以選擇不說「對不起」,改說「請求您的原諒」,這也是另一種誠意的展現。

  • I humbly ask for your forgiveness.  我誠摯的向您請求原諒。


英文道歉信步驟 2:表示理解狀況


有時候,我們並不一定是需要道歉的當事人,反而是當事人的主管,或是專業的公關,需要代為處理當事人的犯下的錯誤。因此,接下來請先說明情況,表示你有事先理解過,才不會讓對方覺得莫名其妙。而為了不讓對方覺得你在找藉口,請盡量以「客觀」的事實描述情況。

  • We understand that John spilt the coffee all down your dress this evening, and he didn’t apologize to you immediately. We take full responsibility for John’s behavior and he has already received corresponding punishment. We assure you that such a matter will never happen again.
    我們已了解到 John 昨晚打翻咖啡不慎弄髒您的禮服,且沒有立即道歉,我們將為 John 的行為負責,而他也已得到應有的懲處。我們向您保證類似的事件絕不會再發生。


如果是有些不可抗力的因素造成這個後果,並非你原有的本意,可以試著說說你的犯錯的原因,並表示你遺憾、難受的情緒,只要不是說謊,或是犯了明知故犯的錯誤,對方其實不會再刻意為難。

  • I am deeply sorry for missing the meeting yesterday. Please listen to my explanation. I had a serious stomach ache yesterday morning, and it was so painful that I couldn’t even get out of my bed. I should have informed you immediately, and I promise that it will never happen again.
    我對於錯過昨日的會議深感抱歉,請聽我解釋。昨天早上我突然胃痛,甚至痛到無法下床。我當下應該立即告知您的,而我保證之後不會再發生這樣的事。


英文道歉信步驟 3:提供補償措施


道歉當然不是嘴上說對不起、紙上寫我很抱歉這麼簡單!提出補償不只是安撫對方的情緒,也是一種行動的展現,把補償措施說的具體一些,也會適時地為你的英文道歉信加分。

  • I am grateful that you brought this issue to my attention, and I humbly ask for your forgiveness. To make it up to you, we are willing to pay for the laundry fee of your dress. Also, we would like to offer you a 20% discount on your next visit.
    我很感激您讓我們知道這件事情,也在這邊恭敬地請求您的原諒。為了補償您,我們願意負擔衣物清潔費,也會在您下次到訪時提供八折的優惠券。
  • I will call your office this week to reschedule another meeting. I humbly ask for your forgiveness.
    我這週會打電話至您的辦公室重新安排一個會議。我謙恭地請求您的原諒。


英文道歉信步驟 4:留下聯絡資訊


如果是一封商用英文客服信件,我們通常會在後面附上聯絡資訊,並加上一句「若有任何問題,歡迎隨時聯繫。」除了可以方便做後續的處理,也代表我們有誠意和對方溝通,而不是只想透過一封信草草了事。你可以說:

  • Once again, I am very sorry for the inconvenience. Please contact us if you have further concerns. 
    再次為我造成的不便道歉,如果有任何問題請隨時聯繫。
  • Please do not hesitate to contact me if you have any additional feedback. 
    若有任何回饋,請隨時與我聯繫。


撰寫英文道歉信不像面對面交談,對方看不到你的表情,只能透過文字感受你的情緒。善用委婉的字詞跟句型,就像是在表達你的情緒。若想參考更多的委婉說法,可以參考如何用英文指責、建議別人?搞懂這 6 個技巧,教你用英文表達你的想法!這篇文章,裡面也提到許多說話小技巧,一樣適用於商用英文信件喔!


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