有時候,在需要使用英文簡報的場合裡,台下觀眾的英文能力不見得與母語人士一樣好,所以即便講者的英文流利、演說生動,觀眾也可能聽不懂。

因此,在簡報時所需要的不只是流暢的英文口說能力,還有我們常常忽略的簡報核心概念 —— 有效傳達資訊,也就是透過簡報設計、演說技巧、道具運用、動作設計,來幫助觀眾快速理解簡報的內容。這篇文章想跟大家分享如何透過精心設計的投影片來有效傳達資訊。


1. 顏色勿過多,也勿過於單調。

在做英文簡報前,我們要先有的認知是:台下觀眾並不一定只有英文母語人士。簡報做得明確易懂,不僅是為了要讓母語人士了解我們的內容,也是為了幫助非母語者快速理解,跟上講者的簡報節奏。

圖一是一份 CEFR 的分級表,雖然可以透過標題的 level 看出這個表有分「層級」,但在英文字數較多的情況下,非母語者會無法一眼辨別層級的高低。

圖一:單一顏色的層級圖 

若可以像圖二一樣,適當的運用顏色或是圖型大小來表示「大小」、「輕重」、「緩急」等程度差異,便能幫助觀眾快速理解簡報內容。

圖二:以顏色、圖形區分的層級圖


2. 放上龐大的數字,真的比較震撼嗎?

多數的講者喜歡在投影片上放吸睛的大數字來彰顯成果,但對於台下而言,大型的數字其實會顯得有些距離,如果可以將數字具體化,便能帶給觀眾更直接的衝擊感。尤其在製作英文簡報時, 500 million(五億)及 5 billion(五十億)可能無法讓非英文母語者觀眾一眼察覺出差異。因此,適時地縮小數字,拉近與觀眾的距離,也許會讓觀眾更容易理解你的簡報。


以下兩個方法可以讓你簡報上的數字更有衝擊感:

分解大數字

舉例而言,對於第一次了解房地產的人來說,一間三房兩廳的房價會落在哪個範圍其實是難以想像的,如果把總體房價換算成一坪的價格則會相對好理解,也方便與其他房屋做比較。最擅長運用「分解大數字」這個方法的人即是賈伯斯,他曾在蘋果產品發表會上提到:

  •  We have sold 4 million iPhones to date.
    我們已經賣出 400 萬支 iPhone 了。

語畢便是一陣掌聲,觀眾心裡也許想著這樣的成績真的蠻不錯,掌聲完畢就期待下一頁投影片,但是賈伯斯緊接著說:

  • Divide 4 million by 200 days: that’s twenty thousand iPhones every day on average.
    用兩百天去除的話,代表著每天平均賣兩萬支手機。


將數字的觀念帶入時間,並留給觀眾「一天可以賣兩萬支手機」的想像空間。短短一句話就能將看似距離遙遠的大數字拉近觀眾,數字雖然變小,卻能帶給觀眾更大的衝擊感


下面提供一個題目讓大家練習:

當我們要向客戶報告今年的課程銷售額時,我們會先報告整體的數字:

  • Last year, our online course’s sales figure was twelve million.
    我們去年的線上課程銷售額是 1,200 萬。

那如果我們想將數字分割成「每月賣幾堂課」的話該如何簡化呢?

  • Last year, we sold five hundred courses per month.
    去年的線上課程銷售量中,平均每個月賣掉 500 堂課。

英文天文數字不會唸?可以參考這篇文章:英文數字怎麼唸?天文數字、分數的英文唸法?各種英文數字唸法一看就懂!


具象化大數字

除了分解數字,將數字觀念用一個具體的物體比較,也能幫助讀者透過比較理解該數字的概念。下面是一個研發部門技術人員 Thomas 報告時的發言,他準備了一份簡報,向行銷部門報告研發部發展的最新技術。

  • We have made a breakthrough in network speed. It is faster than the third-generation optical fiber communication system with a transmission rate of 2.5 Gb/s.
    我們網速的技術有了突破性的發展。這次的網絡速度突破了第三代光纖通信系統,傳輸速率為 2.5 Gb / s。

2.5 Gb / s 這個單位研發人員肯定非常了解,但行銷人員不了解技術,可能會產生「到底是多快?」的疑問,如果改成:

  • We have made a breakthrough in network speed. It is up to the rate of 2.5 Gb/s. In other words, one can download a movie within five minutes.
    我們網速的技術有了突破性的發展。這次的網絡速度高達傳輸速率為 2.5 Gb / s,也就是說,五分鐘之內就可以下載好一部電影。

一般人對於 Gb / s 的單位也許沒什麼概念,無從得知這個速度到底有多快,但如果將原本很抽象的數字具象化,用下載一部電影所耗費的時間來解釋,觀眾就可以比較平時下載電影的速度,進而了解你想傳達的概念。


3. 深怕自己忘記,巴不得放一堆英文資訊在投影片上?

提到英文簡報,大家最害怕的就是在演講當下發音不正確、表達不流暢、忘詞等失誤。想要避免這些失誤,就得先準備好講稿,再一遍一遍的練習。很多人會為了確保簡報進行流暢,把逐字稿打在簡報上,或是想盡辦法在投影片上放入細節,讓自己不需花費太多腦力記憶簡報內容。

強烈建議不要把逐字稿通通塞到簡報裡


將逐字稿貼在簡報中會讓人產生依賴,即便我們再熟悉講稿也會想照著唸,這樣做不僅會讓我們失去臨機應變的能力,台下觀眾也會覺得像是在聽一段錄音檔。較適當的作法是將容易記憶的「關鍵字」放入投影片,不讓自己一字一句照稿唸,保留隨機應變的空間,就算出現突發狀況也不會緊張。

此外,這邊有個小技巧提供給大家,除了置入關鍵字,選擇與講稿內容相符的圖片也可以給觀眾一個具體的圖片想像,作為提示幫助講者記憶演講內容。

舉例來說,以下是 Tom 準備的一則簡報,他想在讀書會上分享一則 TED 的知名演說「20 hours to learn anything.」 ,圖一是他想呈現的重點及逐字稿,如果你是 Tom ,你會如何設計這份投影片內容呢?

首先,告知大家有四個要點是非常重要的,因此建議在第一頁先放上四大步驟,再遵守「一頁一重點」的原則,將四個重點各使用一個投影片帶過,根據四個步驟詳細說明。

那麼如何詳細的呈現投影片呢?我們以第一個步驟「 Deconstruct the skill 」為例,這個步驟的重點為:

  • By analyzing the skill and breaking it down into smaller parts, it is easier to identify and learn the building blocks of the desired skill.

根據講稿內容,我們可以抓出講稿的關鍵字,作為具象化呈現的範例。上述內容提到要將技巧分解為小部分,讓我們可以更簡單的去認知、學習這個技巧,也就是先分解(breaking down)再建構(building)的觀念。因此,我們可以用這兩個概念去篩選適合的圖片:

用圖像呈現關鍵字,不僅可以幫助記憶我們想要呈現的觀點,也可以幫助讀者增加印象,是不是一箭雙鵰的小技巧呢!

在設計英文簡報時,請想像你是一位說書人,在說書時可以透過說話的語氣、節奏增加故事的張力,若能同時透過圖片、動畫內容輔助,便可更快速的讓觀眾理解報告內容。因此,除了演練講稿外,精心設計的簡報內容,絕對是簡報中不可忽視的重要環節。

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