在職場上,撰寫英文書信是非常稀鬆平常的事,但要撰寫一篇清楚且易懂的英文書信並不容易,在求學階段的英文寫作課也很少教授如何撰寫英文書信的開頭與結尾句,因此許多人常為撰寫英文書信感到十分頭痛···

了解許多人常為撰寫英文書信所苦,因此本篇將從英文書信寫作概念開始,帶你先了解中英文寫作習慣的差異後,再利用四步驟,介紹英文書信的必備內容。

英文書信撰寫步驟


一、中
英文書信寫作習慣差異

身為非母語人士的我們,在撰寫英文書信時,常認為直接將中文書信內容直接翻成英文即可,但這麼做容易造成不易閱讀的問題,因為中英文的寫作習慣有所差異,直接照翻的話,會讓母語人士難以抓住書信重點。

英文習慣先講重點,中文習慣先解釋原因

所謂寫作習慣的差異在於「重點的擺放位置」,英文習慣先在開頭闡述「主旨」、「大意」,所以許多英文老師在教授英文寫作時,一定會叮嚀要在文章開頭撰寫「主題句」,讓讀者能快速抓到段落主旨;反之,中文的書寫習慣常先說明原因,再呈現結果,如以下例句所示:

英文: Lots of people prefer to work from home becuase they can have better work-life balance and less commuting stress. (先敘述結果再解釋原因)

中文:因為可以取得更好的生活平衡以及省去通勤的時間壓力,所以許多人偏好在家工作。(先說明原因再敘述結論)

正因為中英文寫作習慣有所差異,因此撰寫英文書信時,不建議直接將中文書信翻成英文,將會導致母語人士閱讀時不易抓到內文重點。

而一篇完整英文書信的內容到底該如何撰寫呢?英文書信的開頭、結尾又該如何撰寫才能言簡意賅且不失禮貌呢? 筆者將利用 4 大步驟,帶你了解英文書信必備內容,以及開頭、結尾萬用句。


二、撰寫
英文書信必備 4 大步驟

英文書信撰寫 Step 1:Opening 開頭

承上述,英文書信開頭習慣先說明大綱與主旨,因此在英文書信開頭常先說明來信原因,開頭常用句型如下:

  • I’m writing to let you know that… 我來信的目的是…
  • I would like to… 我想要…
  • This email is to notify you that… 這封信主要通知您…
  • I’m writing in reference to … 這封信是關於…
  • This letter serves as… 本封信主要…

例句:I’m writing to let you know that we want to cancel the order.
我來信的目的為取消訂單。

英文書信撰寫Step 2:Reason 原因

說明來信的主旨後,接著多加說明主旨事由,如相關細節或來信主旨的原因,舉例如下:

Our needs are unexpectedly changed, so we want to cancel the order.
我們意外地發現沒有這筆訂單的需求,因此我們想取消訂單。

  • unexpectedly (adv.) 意外地;出乎預料

    The woman had a trip to England, where she died unexpectedly.
    那位去英國旅行的女士在當地意外死亡。

英文書信撰寫Step 3:Action 行動

清楚說明來信主旨與事由後,接著在信中說明自身或期望對方採取的行動,如:

After reading the terms and conditions, I am aware that I am entitled to ask for a full refund.
在閱讀合約條款內容後,我發現我符合全額退費的資格。

  • ask for a full refund 要求全額退費
  • be aware that 察覺到;意識到 

    I am aware that lots of things have changed in this area.
    我意識到這個地區很多事物都變了。
  • be entitled to… + VR / N 有資格做…

    The manager is entitled to ask you to clean the office.
    主管有資格要求你打掃辦公室。

英文書信撰寫Step 4:Closing 結尾

英文書信結尾多用來表示自身想法或期待,以下為常見的英文書信結尾句:

  • 表示自身想法(歉意)

    We’re sorry for your inconvenience.
    我們很抱歉為您帶來不便。
  • 表達期待

    I am looking forward to hearing from you soon.
    我期待近日能收到您的來信。
  • 表達禮貌與客氣

    Let me know if you have any questions.
    若有任何問題請再告知。

    Please do not hesitate to contact me if you have further questions or concerns.
    若後續有任何問題或疑慮,歡迎立即與我聯繫。


結語

其實撰寫英文書信並沒有想像中困難,只要了解英文的寫作習慣與邏輯,在英文書信開頭撰寫來信主要目的,讓閱讀的人能快速抓到文章重點,再運用上述 4 步驟撰寫英文書信內文,就可以輕鬆寫出架構完整,且內容清晰的英文書信,讓你日後不再懼怕撰寫英文 email。


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