每次寫英文 email 總是絞盡腦汁卻還是寫不出專業感嗎?其實想撰寫出一封正式的英文書信一點都不難,因為英文書信有固定的格式、慣用的書信用語,只要掌握好基本架構、撰寫原則與常用的英文 email 用語,就能幫助你更有系統性地完成一封封專業的英文 email!

英文email撰寫教學

現在就跟著 CLN 為你整理的《英文 email 全攻略》,從英文書信觀念開始釐清吧!


一、英文 email 的基本觀念

在撰寫 email 之前,先來介紹英文 email 的格式與書信用語等基本原則。

1. 4 步驟掌握英文 Email 的基本格式

就像正式的中文書信格式需要包含稱謂、問候語的固定格式,除了 subject(主旨)、greeting(問候語)之外英文書信的基本內容可以分為以下 4 個步驟:

  • Opening(開頭):用 1-2 句話說明來信目的
  • Reason(原因):詳細說明原因
  • Action(行動):期望對方採取什麼行動
  • Closing(結尾):用 1 句話表示結尾

可參考:撰寫英文書信的 4 個必備步驟,開頭、結尾一次學會!的更多細節說明。

2. 英文 Email 的正式與非正式用語

書信的撰寫場合、對象,必須搭配適合的用語。舉例來說,在寄信給陌生的客戶時,我們會傾向使用較正式的詞彙及句型表達禮貌:

  • Please let us know your requirements.
    請讓我們知道您的需求。

但是在面對熟悉的同事,這樣的句型反而會顯得過於陌生,直接用「What do you need? 」反而更適合一些。

若想進一步了解英文書信裡的正式與非正式用語,可參考:英文書信也要看場合?5 分鐘帶你了解英文 email 正式與非正式用語


二、4 大常見英文 email 撰寫教學

英文email範例

常見的英文書信都圍繞著以上架構做變化,以下也為你整理了 4 種常見的英文 email 類型,幫助你更了解每個類型的英文信件該如何撰寫。

1. 常見英文書信範例:英文開發信(cold email):

所謂的 cold email(冷信件、冷郵件),是指跟對方關係並不熟,但試圖得到對方幫助或讓對方留下印象的 email。

如果你常需要與陌生客戶聯繫,寄出信件後卻總是沒收到回信,可能是因為你的英文信件不夠吸引客戶。若你也有撰寫 cold email 的相關困擾,歡迎參考:撰寫成功的 COLD EMAIL,提升你的職場力!

帶你學會如何下一個吸引讀者的信件主旨、捨去不必要的資訊,寫出一封完美的英文開發信。

2. 常見英文書信範例:休假自動回覆信(auto-reply message):

工作繁忙當然也要適時的休息,但享受完美假期時,別忘了也要照顧好客戶的心情,若是客戶寄了信件卻遲遲等不到回信,可是會讓顧客對你的印象大打折扣!因此,每個人都應該要了解如何設置一封簡單又專業的休假自動回覆信,歡迎參考:休假自動回覆信件必備的 4 大重點!就算休假也不忘照顧客戶的心!

這篇文章將從一封 NG 範例,帶你了解休假回覆信件的撰寫要點。

3. 常見英文書信範例:英文道歉信(apology email):

寫信向客戶道歉時,使用 sorry 這個時其實很不禮貌!與其去搜尋各式各樣的英文道歉信範例,不如先了解一封英文道歉信應該具備的基本架構有哪些,才能幫助你寫出更有誠意的商業道歉信喔!歡迎參考:簡單 4 步驟,教你寫出誠意滿滿的商用英文道歉信!

本篇文章將用 4 個步驟及情境舉例,帶你寫出一封誠意十足的英文道歉信。

4. 常見英文書信範例:英文求職信(cover letter):

求職的重點不僅是專業的個人履歷(resume),寄出履歷時的 cover letter 也必須精心撰寫,才能幫助你在茫茫履歷海中被人資及面試官相中,歡迎參考:掌握 5 個步驟和 3 大原則,教你寫出一封完整的英文求職信 (Cover Letter)

本篇文章將用許多範例說明如何撰寫一封完整的英文求職信。


三、英文 email 常犯錯誤提點,從細節改善你的英文信件

英文email常犯錯誤

由於英文不是我們常使用的語言,自行撰寫時多少還是容易犯下小細節的錯誤,也正是這些細節會讓你的專業度大打折扣!若想了解更多英文 email 的撰寫眉角,歡迎參考以下 4 篇文章。

1. 台灣人最常犯的英文 Email 錯誤:

魔鬼就藏在細節裡!4 個台灣人最常犯的英文 EMAIL 錯誤

2. 英文書信常犯的介系詞錯誤:

搞懂這幾個介系詞 IN / AFTER、BEFORE / BY,商用 EMAIL 難不倒你!

3. 搞懂英文 email 裡常見的 6 個縮寫:

6 個商用英文電郵最常用的英文縮寫,電郵寫作不再霧煞煞!

4. 善用外交口吻,在 email 中禮貌指出錯誤:

Email 太直白?如何專業、有禮貌的用英文指出對方錯誤?


以上內容皆來自 CLN 多年的教學經驗和精華,如果你想用更有系統地學習方式,了解更多英文書信的撰寫技巧,歡迎參考我們的職場英文大補帖|上班族的 Email 寫作課線上課程,這堂課將用簡單易懂的方式,帶你深入了解商用英文 email ,活用英文書信技巧,為你建立專業的職場形象。



延伸閱讀:

遠距工作成趨勢,英文 Email 怎麼寫才專業? 三個重點你一定要知道!

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