【商用英文書信範例與格式】Email 怎麼寫才專業？五分鐘讓你上手！

撰文：Jennifer Chen

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英文 Email 一向是商務人士進行跨文化溝通時最普遍也最有效的媒介，一封好的商用英文書信可以彰顯自身專業度並促進良好的資訊交流，但其眉角之多，常使人下筆時感到無所適從。

若你也苦於寫出一篇專業的英文 Email、認為使用精準的詞語或是完整的架構來表達自身想法是一件很困難的事，此篇文章將帶大家一探商用英文書信的格式、範例以及各種注意事項，讓你的電郵溝通力更上一層樓。

英文 Email 格式

正確的英文書信格式可以幫助你的郵件看起來更專業、更有組織性，並有效傳遞訊息，可說是職場溝通上的一大利器。

即使商用英文書信種類百百種，但大體而言，英文書信格式通常分成四個部分，分別為主旨、開頭、內文、結尾。

英文 Email 主旨

若你的收件人是素未謀面、陌生開發的對象，一個清楚明瞭的英文 Email 主旨尤其重要！一個好的 Email 主旨可以精簡地表達信件重點，讓收件人看到主旨馬上明白此封信的來意，也能讓收件人後續回覆時便於搜尋。

一封 Email 若是被標註 no subject（無主旨），很容易被當成 SPAM（垃圾郵件），收件人可能會沒有點開就直接刪除。何況，我們寄出的信件絕對不會是收件人信箱中唯一的一封信，因此一個簡潔明瞭的信件主旨可以讓收件者決定你的 Email 是否有打開的價值。

想寫出簡單有力的英文信件主旨，主要有以下兩個方法：

一、用名詞或片語來呈現

• • Inquiry (詢問)

• • Follow-up (後續事宜)

• • Quotation request (報價請求)

二、善用介係詞及標點符號

• • Inquiry about Job Openings (詢問職缺)

• • Follow-up to XXX marketing meeting on Monday ( 星期一的 XXX 行銷會議後續事宜 )

• • Request for quotation (ABC Dictionary) (ABC 字典的報價請求)

那麼 NG 的信件主旨，基本上就是犯了以下兩種錯誤，讓我們來看看最常見的錯誤 Email 主旨。

1. 過於精簡

• • NG版：A quick question

那麼多的 questions，收件人怎麼知道是哪一個？若直接寫清楚是關於哪件事的問題，便能節省彼此的時間！

• • 修正後：A quick question about the meeting on Monday

2. 目標不明確

• • NG版：Important! Read Immediately! 

此 Email 主旨中沒有包含具體事項，收件人根本不知道來龍去脈，便有可能忽略這封電郵並優先處理那些主旨更明確的郵件。

• • 修正後：One more important thing about the marketing plan

綜合以上英文 Email 主旨範例，我們可以得知英文 Email 主旨最大特點就是簡潔但不失重點，讓收件者可以在短短幾秒內大致明白這封信目的為何。

 

英文 Email 開頭

一、問候語

跟一般書信一樣，英文 Email 開頭也是從問候語開始，而面對不同的情境或收件者，開頭問候語也會有所不同喔！

最保險也最常見的問候語就是 Dear，基本上可以應用於任何場合。若你想要塑造較輕鬆的氛圍，或是收件者與你較為熟悉，那麼可以直接一句簡單的 Hi、 Hello 或是 Good Morning / Afternoon 就已足夠成為英文 Email 開頭。 

另外，記得問候語後一定要加上收件者的姓名或稱謂，後面再加上逗號，才能構成完整的開頭；除此之外，大家還要注意問候語中每個字的開頭皆為大寫，格式如下：

• • Dear Amber Lin, 

• • Dear All,

• • Hello Mina, 

• • Good Morning Team,   

二、自我介紹

自我介紹環節因人而異，若是之前已聯繫過的收件者或是熟識的對象，那此環節即可省略。然而，倘若是面對一位陌生的收件者，那麼在英文 Email 開頭加上一、兩句簡單的自我介紹，不僅能加深他對你的印象，還能讓你的信件更有機會收到回覆，如以下範例：

• • I am Lisa Huang, who was recommended by Professor Lin.（我是由林教授引薦的 Lisa Huang。）

• • My name is Andy Lee, the HR specialist from XXX Company（我是 Andy Lee，是 XXX 公司的人資專員。）

 

英文 Email 內文

Email 內文主要是補充主旨以及開頭中所提到的事由，如事情相關細節或是來信原因，不須太冗長，也無須刻意使用冷僻單字，只要讓收件者清楚了解你的需求就好。

值得注意的是，我們撰寫中文信件時習慣詳述前情提要，接下來才切入重點。然而，中西方思維有所不同，英文母語人士習慣開門見山、迅速切入主題。因此，撰寫英文 Email 內文時，與其拐彎抹角，不如在做完基本自我介紹後就直接說明來信原因，讓你的需求一目了然。

常見的英文 Email 內文範例有：

• • I’m writing to inform / inquire…（這封信是為了通知／詢問⋯⋯）

• • I would like to…（我想要⋯⋯）

• • This is a reminder to…. （我想要提醒你⋯⋯）

撰寫英文 Email 內文時，最重要的是要確保內容清晰明確、簡潔且有邏輯性。如果要表達的想法或概念較為複雜、冗長，便可考慮按下 enter 鍵，將內文拆分為幾個小段落。

 

英文 Email 結尾

一、提醒對方採取行動

商用英文書信的往來，無非是想要達到跨國界的交流或是節省溝通時間，所以英文Email 結尾除了說聲 Thank you. 之外，記得提醒對方針對信件內容做出回覆，或是請他再次聯繫你，如以下範例：

• • Looking forward to hearing from you soon.
    期待盡快得到你的回覆。

• • Please contact me at extension 123.
    請透過分機 123 聯繫我。

除此之外，在英文 Email 結尾也可以直接說清楚你的要求！

• • Please confirm if this date and time is convenient for you.
    請確認這個日期和時間您是否方便。

• • Please countersign the document and return it to me by this Friday.
    請回簽這份文件然後在這周五前寄回給我。

二、結語詞

到了商用信件的尾聲，可別忘記還有重要的一步，也就是「結語詞」。我們所熟知的中文信件結語詞依照收件者的親疏之別，可能會有「敬上」、「謹上」等用法。同理，英文 Email 結尾的結語詞根據不同情境與收件者也有差別喔！

若是正式的書信往來，或是面對不熟、階級較高的收件者時，結語詞可以標註 Best regards, Warm regards, Sincerely 等較為專業、中性的字眼。

而如果是非正式、輕鬆的書信溝通中，或是面對較為親近的收件者時，英文 Email 結尾則可以標註 Best, Thanks, All the best 等較為輕鬆的字來當作結尾。

最後，千萬不要忘記標上自己的姓名，要不然收件者要怎麼知道這封信到底是誰寄的？跟開頭問候語不同的地方在於，署名不是直接標在結語詞後面，而是標在結語詞的「下面一行」，格式如下：

Best regards,

Josh

好的英文 Email 結尾是邁向成功的最後一哩路。簡而言之，只要提醒對方針對信件內容做出回覆、直接表達你的要求，以及使用適當的結語詞，就可以為你的英文 Email畫下完美的句點。若想了解更多細節說明，歡迎參考 撰寫英文書信的 4 個必備步驟，開頭、結尾一次學會！。

 

英文 Email 範例

掌握了基本英文書信格式，但依舊不確定如何寫出一篇言簡意賅的英文 Email 嗎？

這裡，CLN 整理了四種最常見的英文 Email 範例，讓職場溝通變得易如反掌！

範例 一：Cold Mail

所謂的 Cold Mail（冷信件、冷郵件），是指跟對方關係並不熟，但試圖得到對方幫助或讓對方留下印象的 Email。

如果你常需要與陌生客戶聯繫，寄出信件後卻總是沒收到回信，可能是因為你的英文Email 不夠吸引客戶。若你也有撰寫 Cold Mail 的相關困擾，歡迎參考：撰寫成功的 COLD EMAIL，提升你的職場力！

此篇文章會帶你學會如何下一個吸引讀者的英文 Email 主旨、捨去不必要的資訊，寫出一封完美的英文開發信。

範例 二：自動回覆

工作繁忙當然也要適時的休息，但享受完美假期時，別忘了也要照顧好客戶的心情，若是客戶寄了信件卻遲遲等不到回信，可是會讓顧客對你的印象大打折扣！因此，每個人都應該要了解如何設置一封簡單又專業的休假自動回覆信，歡迎參考：休假自動回覆信件必備的 4 大重點！就算休假也不忘照顧客戶的心！

這篇文章將從一封 NG 的英文 Email 範例，帶你了解休假時回覆信件的撰寫要點。

範例 三：道歉信

寫信向客戶道歉時，使用 sorry 這個時其實很不禮貌！與其去搜尋各式各樣的英文道歉信範例，不如先了解一封英文道歉信應該具備的基本架構有哪些，才能幫助你寫出更有誠意的商業道歉信喔！歡迎參考：簡單 4 步驟，教你寫出誠意滿滿的商用英文道歉信！

本篇文章將用 4 個步驟及情境舉例，帶你寫出一封誠意十足的英文道歉信。

範例 四：求職信

求職的重點不僅是專業的個人履歷（resume），寄出履歷時的 cover letter 也必須精心撰寫，才能幫助你在茫茫履歷海中被人資及面試官相中，歡迎參考：掌握 5 個步驟和 3 大原則，教你寫出一封完整的英文求職信 (Cover Letter)

本篇文章將用許多英文 Email 範例說明如何撰寫一封完整的英文求職信。

 

英文 Email 注意事項

神仙打鼓也會出錯！儘管科技發達，但不應該全盤仰賴電腦或手機的拼字自動校正，尤其英文屬於拼音文字，一恍神很容易就在鍵盤上按錯字母。若是要群發或是寄英文 Email 給位階較高的人，花個兩分鐘請旁人幫忙看一下內文也好，務必在寄出前確認一字一句是否適當且正確。

以下列舉幾個比較常見於英文 Email 的錯誤文法和語句：

• • 收到 (信) 了
    • • Your email was well received. (X)
    • • Thank you for your email. (O)

• • remind sb. of sth.：提醒某人某事
    • • I’d like to remind you the documents. (X)
    • • I’d like to remind you of the documents. (O)

• • look forward to + Ving：期待～
    • • I’m looking forward to hear from you. (X)
    • • I’m looking forward to hearing from you. (O)

• • 可數名詞：a meeting, an attachment, a follow-up, etc. 

• • 不可數名詞：advice (建議), time (時間), inquiry (詢問), etc.

由於英文不是我們常使用的語言，自行撰寫英文 Email 時還是多少會犯下小細節的錯誤，也正是這些細節會讓你的專業度大打折扣！這邊提供兩個評價不錯的檢查文法資源，可以即時檢測自己的內容是否有誤，在緊急時刻不妨試試糾錯好幫手喔！

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結尾

最後的最後， 讓我們再複習一次上述的英文 Email 格式小訣竅吧！

	訣竅	範例
主旨	善用名詞、片語、介係詞、標點符號，以簡短的語句來呈現	A reminder of tomorrow’s meeting
開頭	根據與收件者之親疏關係來選擇問候語	Dear / Hi Helen,
	輔以自我介紹	I am Mike from XXX Company.
內文	開門見山、第一句話就直入主題	I am writing to remind you that tomorrow’s meeting will start at 10:00.
結尾	提醒對方採取行動或重申自己要求	Please arrive at the conference room before 9:30.
	根據與收件者之親疏關係來選擇結語詞	Best regards / Thanks, Mike

當然，商用英文書信的學問可不只這些，但總體來說，只要一步步遵循以上所提到之主旨、開頭、內文、結尾的格式與細節，並參考前面提到的各式英文 Email 範例，就能輕鬆寫出一篇專業的英文 Email。希望這篇文章能夠幫助你攻克商務英文書信往來時會面臨的各種眉角！

 

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