撰寫成功的 cold email，提升你的職場力！

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開發信、自薦信都收不到回覆？怎麼樣才可以寫出吸引潛在客戶的 cold email？撰寫商用英文 email 時，最擔心的就是收不到對方的回覆，但其實只要下一個好的信件主旨，內容寫得專業又有誠意，提高 cold email 的回覆率並不難！

什麼是 cold email？

所謂的 cold email（冷信件、冷郵件），是指跟對方關係並不熟，但試圖得到對方幫助或讓對方留下印象的 email。常見的 cold email ，包含客戶或投資人的開發信、初次聯絡客戶的介紹信、以及應徵尚未開放職缺的自薦信等。

cold email 跟一般商用英文郵件最大的不同在於，cold email 並沒有強制性，因此通常收到回信的機率不高。今天將用一封 cold email 範例，教大家如何撰寫出能夠提升開信率、回覆率的 cold email。

cold email 範例：

Subject: Mr. Chang- Read How Your Company Can Benefit from a Collaboration

Dear Mr. Chang,

I’m Peter Wang, and I work in the marketing department at ABC company. We met at the DEF Conference last month. 

I’m getting in touch with you because while I was viewing your company’s website, I noticed that you recently launched a new brand of earbuds. I believe a collaboration would be beneficial to both of us. You could access our professional consulting team, and our specialists would help you develop an integrated marketing plan in order to promote your new products.

I would love to discuss how we could work together.  Please let me know if you are free next Wednesday afternoon.

I look forward to your reply. Thank you.

Best regards,
Peter Wang

中文翻譯：

標題：張先生，請讀這封信件，您將知道與敝公司合作將會為貴公司帶來什麼好處

張先生，您好：

我是 Peter，我在 ABC 公司的行銷部門工作。我們上個月在 DEF 大會見過面。

我寫信給你是因為我在瀏覽貴公司網站的時候，看到你們最近推出了新品牌的耳機。我相信我們的合作能夠為雙方帶來好處。我們公司專業的諮詢團隊，將策畫出一套整合好的數位行銷方案，協助貴公司推銷新產品。

如果我們能談談如何合作的話就太好了。請告訴我下週三下午您是否有空。

期待您的回覆，謝謝。

祝好

Peter Wang

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這篇 cold mail，標題似乎吸引人，內文說明了與收件者的關係、寄此信的原因、以及能為對方帶來的好處，信件最後也詢問了後續見面時間，看似是一封成功的 cold email，但其實此封郵件可說是不及格！以下將逐項說明原因為何。

 

email 主旨怎麼下才吸引人？

• • Subject: Mr. Chang- Read How Your Company Can Benefit from a Collaboration

這個標題中文翻譯為「張先生，請讀這封信件，你將知道合作會為你的公司帶來什麼好處」，我們可能會覺得，此標題有兩個優點：

1. 指稱張先生，代表寄件者試圖客製化，拉近與收件者的距離。

2. 指出這封信能為對方公司帶來好處，看起來吸引人。

然而，這兩個優點同時也是缺點！

1. 指稱對方名字

指稱對方名字建議在寄件人與收件人認識彼此的情況下使用。雙方不熟識，還指出對方名字，很可能會讓收件者一頭霧水，認為這是一封廣告郵件。標題指稱對方名字，適合用在同事和朋友間，以下舉例：

• • Subject: Jim – Need You to Provide Feedback on Friday
    標題：Jim – 請你於週五提供回饋

2. 指出這封信能為收件者帶來好處

這樣的做法超像廣告郵件！相信大家應該都收到過標題是「讓我們來幫助你的公司」、「邀請你加入我們」這類的廣告信件，你會想點開閱讀，還是直接刪掉呢？

既然 cold mail 的回信率並不高，一個好的標題就更加重要！只有收信者願意點開閱讀信件，寄件者才有可能收到回覆。常見成功的 cold mail 標題，有以下三種類型：

 

建立連結的標題：

點出你與收件人之間的連結，讓對方知道這不是廣告郵件，也讓對方基於禮貌不好意思不回信。例如：

• • Subject: We Met at the DEF Conference
    標題：我們在 DEF 大會上見過

• • Subject: xxx Said I should Get in Touch with You
    標題：（雙方共同認識的人）說我應該要與你聯繫

客製化的標題：

指稱對方的名字之外不是最好的客製化方法，可以針對公司產品或評價客製化。

• • Subject: Congrats on the New Release, xxx Company!
    標題：xxx 公司，恭喜你們推出新產品！

• • Subject: Your Competitor Ranks Higher Than You on Google. Here’s How.
    標題：你的競爭者在 Google 的評價比你高分。原因如下。

讓對方感到好奇的標題：

收件人光看標題，猜不到內容為何，因此會好奇點開閱讀信件。

• • Subject: Let me Share an Embarrassing Story with You.
    標題：讓我跟你說一個尷尬的故事。

• • Subject: The Customer is Not Always Right
    標題：顧客並非永遠是對的。

*補充：因為標題須以精簡為原則，通常儘量避免用完整句當標題，但若有需要，加與不加句點皆可。

 

保留重點，學會篩選必要資訊

在 CLN 電郵英文系列的文章中都有提到，撰寫英文 email 時的原則就是「清楚、簡潔」，資訊提供不明確，或是提供太多，皆會增加讀信者的困擾，所以建議大家每次撰寫完一封英文書信時，都可以針對這兩大原則去檢查。

資訊提供不明確：

• • I’m Peter, and I work in marketing at ABC company. We met at the DEF Conference last month. 
    我是 Peter，我在 ABC 公司的行銷部門工作。我們上個月在 DEF 大會見過面。

在一場座談會中，收件者可能跟許多人談話，即使你提供了名字和公司，他也不見得會記得你。若是明確說出你跟收件者談了什麼，將有助於他想起你。此句可改成：

• • It was great to talk to you about the trends in digital marketing at the DEF Conference last month. 
    我是 Peter，我在 ABC 公司的行銷部門工作。很開心在上個月的 DEF 大會，和你談了數位行銷的最新趨勢。

資訊提供太多：

• • I’m getting in touch because while I was viewing your company’s website, it has come to me that you recently launched a new brand of earbuds. 
    我寫信給你是因為我在瀏覽貴公司網站的時候，看到你們最近推出了新品牌的耳機。

首先，「I’m getting in touch」是沒必要的說明，因為寄出這封信的行為本身就是在「get in touch」，就像是打電話給別人，第一句話就說「我正在與你通話」，是奇怪且不必要的行為。

再來，「while I was viewing your company’s website」也是多餘的說明，對方不會在乎你是什麼情況、什麼時候獲得資訊的。刪去這句話，也不影響整封信的語意和目的，因此這句話可以縮減成：

• • It has come to me that you recently launched a new brand of earbuds. 
    了解你們最近推出了新品牌的耳機，

最後，所有句型和單字越精簡越好！

• • You could access our professional consulting team, and our specialists would help you to develop an integrated marketing plan in order to promote your new products.

寫郵件時，使用最精準不囉嗦的單字和句型，例如 in onder to 省略成 to，有助於寄件者傳達訊息，也方便收信者接收訊息。

資訊提供太少：

• • I would love to discuss how we could work together.  Please kindly advise me if you are free next Wednesday afternoon.
    如果我們能談談如何合作的話就太好了。請告訴我下週三下午你是否有空。

跟對方約見面，最重要的兩個資訊就是「時間」和「地點」。上述句子的兩個疏忽是：沒有提到見面地點，也沒有點出會面時間是幾點。只說「下星期三的下午」，是非常模糊的。因此這句話可以加上地點及時間點，改成：

• • I would love to visit your office to discuss how we could work together.  Are you free next Wednesday at 2 p.m.?
    如果我能去你的公司談談如何合作的話就太好了。下週三下午兩點你是否有空呢？

我們在撰寫商用英文郵件的時候，一定要記得的原則就是「只提供必要的資訊」且「資訊務必說明清楚」。

 

使用縮寫會降低專業度！

通常在英文書信中使用縮寫，會給人一種較輕鬆、不正式的感覺，適合使用在熟識的同事、朋友之間的信件往來。在正式商用英文郵件中，不會使用縮寫和不完整的句子。

1. 縮寫：

如： I’m、You’re、don’t 宜改成  I am、You are、do not。

另外，常在英文書信中看到的縮寫 ASAP ( As Soon As Possible) 雖然被廣泛使用，仍屬於較不正式的說法。直接寫出 As Soon As Possible 又覺得有點怪異彆扭的話，可以 「at your earliest convenience」 代替，同樣是請對方盡快的意思。

2. 不完整的句子：

如：Really busy recently. 宜改成 I am really busy recently.

 

｜英文充電站

表達「合作」的 collaboration、cooperation、 coordination

collaboration：強調雙方為了達目標共同努力。

• • We should collaborate to boost sales.
    我們應該共同努力來刺激銷售。

cooperation：強調一方配合另一方。

• • If you cooperate, we can get the work done in a short time.
    如果你配合，我們很快就能完成工作。

coordination：強調包含「聯絡和溝通」的「協調」。

• • Please coordinate with the hotel and change the check-in date.
    請與飯店協調入住的日期。

 

寫一封好的 cold email，其實並不難。

避免上述提到的 NG 點，展現出專業和誠意，相信人人都能收到 cold email 的回覆信！以下是優化過的 cold email，提供大家實際撰寫時參考。

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Subject: We Met at the DEF Conference

Dear Mr. Chang,

I am Peter, and I work in the marketing department at ABC company. It was great to talk to you about the trends in digital marketing at the DEF Conference last month. 

I am aware that you recently launched a new brand of earbuds. I believe a collaboration would be beneficial to both of us. You could access our professional consulting team, and our specialists would help you develop an integrated marketing plan to promote your new products.

I would love to visit your office to discuss how we could work together.  Are you free next Wednesday at 2 p.m.?

I look forward to your reply. Thank you.

Best regards,

Peter Wang

標題：我們在 DEF 大會上見過面

張先生，您好：

我是 Peter，我在 ABC 公司的行銷部門工作。很開心在上個月的 DEF 大會，和你談了數位行銷的最新趨勢。

我了解你們最近推出了新品牌的耳機，而我相信我們的合作能夠為對方帶來好處。我們公司專業的諮詢團隊，將策劃出一套整合數位行銷方案，協助貴公司推銷新產品。

如果我能去你的公司談談如何合作的話就太好了。下週三下午兩點你是否有空呢？

期待您的回覆，謝謝。

祝好

Peter Wang

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