文化差異常造成我們在與外國人溝通時的誤會，若想要減少用英文 Email 溝通時的落差，就要先了解商用英文 Email 的撰寫原則，這篇文章將列出 4 個台灣人最常犯的英文 Email 錯誤，讓我們一起來看看這些錯誤究竟都藏在哪些細節裡吧！
英文 Email 務必精簡！
精簡，就是簡短又清楚的意思，而台灣人常常透過中式英文的思維去撰寫英文 Email，導致常常寫出有冗言贅字的句子。最常見的例子就是「Please repeat it again.」，在這句話中 repeat 本身就帶有「重複」的意味，而 again 也代表了「再次」，在外國人的解讀裡就像「請你再再說一次」的感覺，因此這句話其實不需要加 again，直接說「Please repeat it.」就好。
下列這句也是：
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- First of all, thank you for taking the time to read this email from your busy schedule.
首先，感謝您從百忙之中抽空看這封郵件。
- First of all, thank you for taking the time to read this email from your busy schedule.
這句話並沒有直接的文法錯誤，只是在用詞上不夠「精簡」。如果直翻成中文的意思是「首先，感謝您從忙碌的行程中抽空看這封信件」，但其實「抽空」這兩個字就足以清楚表達對方在忙碌中找出空閒這件事，因此可以將句子更精簡為：
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- First of all, thank you for taking the time to read this email.
首先，感謝您抽空看這封郵件。
- First of all, thank you for taking the time to read this email.
對於讀者來說，平常上班就要處理多到不行的英文 Email 了，還要花時間理解信件內容，是一件很麻煩的事。因此我們在撰寫時，如果可以精簡、清楚的表達，則會讓信件易讀許多。
冗長的句子會讓讀者喘不過氣
請先讀讀下列這句：
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- I am writing on behalf of John in relation to your complaint about the incident that happened this evening and the bad manner of our staff.
我謹代表 John 寫這封信，有關您對今晚發生的事件以及我們員工的不良舉止的投訴。
- I am writing on behalf of John in relation to your complaint about the incident that happened this evening and the bad manner of our staff.
許多人在寫作時喜歡加入大量的片語、子句，來拉長句子，讓句子看起來較高級。但其實過長的句子並不會看起來比較厲害，反而會讓對方抓不到重點。如果要避免寫出過於冗長的句子，我們要先釐清我們想表達的重點。這句話有以下幾個重點：
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- 我代表我的員工 (John) 寫這封信
- 我要為員工今晚的失誤道歉
因此，我們可以直接用兩個句子描寫重點即可。
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- I am writing on behalf of my staff, John. We are sorry for the incident this evening.
你也可以寫得更高級一點：
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- On behalf of ABC Restaurant, I sincerely apologize for the unpleasant experience you had with our staff, John.
逗號、逗號，怎麼還是逗號？
請先看看下列這句話：
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- I understand that John spilt the coffee all down your dress this evening, he didn’t apologize to you immediately, so I take full responsibility for John’s behavior and he has already received corresponding punishment.
仔細注意這段話的標點符號後可以發現，這段話只有最後結束時有句號，其他的斷句皆以逗點隔開。這是由於在中文寫作時，我們習慣寫完一段話才會使用句號，因此許多台灣人在英文寫作時，才會誤用太多的逗號。
在英文文法裡，一個主詞一個動詞即組成一個句子，「一個句子說明完即句點」。先來看看第一句話要怎麼修正：
（X）I understand that John spilt the coffee all down your dress this evening, he didn’t apologize to you immediately.
這兩句話各有一個主詞及動詞，因此應該拆開來寫成：
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- I understand that John spilt the coffee all down your dress this evening. I also understand that he didn’t apologize to you immediately.
但如果想把兩句話合併在一起，可以用另外一個想法來修正：
由於「 that John spilt the coffee all down your dress this evening, he didn’t apologize to you immediately」這句由 that 引導的名詞子句中的主詞皆為 John ，因此我們可以使用介系詞 without + N. / Ving 連結前後兩個句子：
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- I understand that John spilt the coffee all down your dress this evening without apologizing to you immediately.
只要做一點小小的改變就可以讓你的句子質感大提升，所以下次撰寫英文 Email 時，請務必仔細檢查你的標點符號，久而久之便可以養成習慣。
商用英文 Email 中的驚嘆號使用須知
適當的使用驚嘆號可以達到良好的強調效果，過多地強調則會讓讀者有不好的感受，反而有失專業度。一般常見的使用情況有兩種，一種是「向他人祝賀」，另一種則是「強調事件的急迫性」。
向他人祝賀：
例如：Congradulations! You’ve really done a great job.
恭喜你！你真的表現的非常好。
強調急迫性：
例句： Please submit the report on time!
請務必準時繳交報告！
以上這 4 個台灣人常犯的英文 Email 錯誤，你也犯過幾個呢？若想了解更多商用英文 Email 撰寫技巧，可以參考CLN《上班族的 Email 寫作課》線上課程，一窺 CLN 首席顧問 Clarence 20 年企業培訓精華！
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別說 “My life suck!” — 烙英文，文法也要準！
