在撰寫 Email 時，最困難的就是該如何讓文字顯得有禮貌，因為 Email 只能利用文字表達，看不到也聽不到寄信人的表情、語調，面對不同收信人的身份該如何拿捏正式與非正式的語氣，筆者建議如果與對方並不是很熟，或是對方是上司、客戶，在文字的選擇上就不應太口語，應帶有外交口吻 (diplomatic)。以下 3 個句子在 Email 裡都屬於太直白的句子，一起來看看如何改寫的更專業、更有禮貌吧！
1. There is a problem.
假想客戶收到的信中，批頭就寫了這句話，他一定會心慌，到底出了什麼問題？因此，比較完整的寫法，可以寫成：
例句：There seems to be an issue with this, but it’s not serious. 這件事似乎有些問題，並不嚴重。
2. I disagree.
在書信往來，討論的過程中一定會有意見分歧的時候，這時候該如何委婉地表達不同意，但是又能維持雙方的情誼，就特別重要了。如果只說 I disagree. 沒有說出不同意的理由，會讓對方覺得你太無理，可以採取「前面先同意，後面再建議」的用法：
例句：Yes, I can see what you’re saying, but don’t you think that … ? 是的，我了解你的看法，但你不覺得……？
想了解更多同意與不同意的用法可參考只會 Agree / Disagree 嗎？ 從生活到職場超實用表達贊同 / 反對 / 中立的 8 種英文說法
3. It is a bad idea.
如果你收到一封信，內容只寫了 It is a bad idea. ，就像是第二點的 I disagree.，直接否定了你先前的努力，一定會覺得傷心，所以換成你是寄信人時，一定要特別注意語句的寫法別太過直接，要具有外交口吻，這句話可以改為：
例句：To be honest, I’m not sure if it’s a good idea. 老實說，我不確定這是否是個好主意。
禮貌指出對方的錯誤的兩種方法：
1. 運用不確定的語氣：It seems like… / I’m not sure…
不確定的語氣能夠減緩指責的語氣，防止聽者覺得大受冒犯。
例如：It seems like you don’t understand the situation. 你似乎不太了解情況。
例如：I’m not sure I agree with you about this. 我不確定我是否同意你。
2. 運用抱歉的語氣： I’m afraid…
抱歉的語氣不代表你真的覺得對不起對方，而是有「不好意思 」的意味。
例如：I’m afraid that’s not quite right. 不好意思，你（說的話）恐怕不是非常正確。
例如：I’m afraid you’re mistaken. 很抱歉你搞錯了。
商用英文 Email 要注意的細節可不只以上這三點，還要注意許多眉眉角角！老話一句：魔鬼藏在細節中，細節決定品質；可別因為小地方的失誤而和一筆大訂單或是大好的機會失之交臂。
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