如何用英文指責、建議別人?搞懂這 6 個技巧,教你用英文表達你的想法!

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相信大家都知道職場人脈的重要性,在給予建議、指責時,我們說的每句話都可能影響別人對我們的觀感,而聰明的人會善用專業、委婉的表達技巧,避免自己在職場上樹敵。這篇文章將提供 6 招超實用的英文表達技巧及觀念,並附上參考金句,幫助你建立良好的英文溝通概念。

英文溝通

技巧一:以稱讚開場,建立好氣氛

假設今天你在聆聽一位同事提案,無論對方講得好不好,聽完別人的報告都應該說一句 Thank you for your presentation,這是基本的禮貌。若你覺得對方的簡報不是很完美,為了讓接下來的指責不那麼「殘忍」,可以先稱讚對方的簡報,建立好氣氛和信任感,讓對方更願意聽你即將要說的話。

1. 若想稱讚對方的簡報可以說:

 

    • I enjoyed your presentation, and I can tell that you put a lot of effort into it. 
      我很享受你的簡報,可以看出你為此簡報付出了很多努力。
    • You presented a lot of good and helpful information today.
      你今天的簡報提供了很多很好又實用的資訊。

另外,在評論或是指責的過程中,適時鼓勵對方,也能讓對方明白「你不是一味的在指責他,你是看重他、對他有所期待」,是個緩和氣氛的好方法喔!

2. 若想鼓勵對方可以說:

 

    • You are better than that.
      你的表現應該不只如此!I believe you can do better next time.
      我相信你下次會表現得更好。

  •  

技巧二:以「詢問」代替「質問」

 

    • 「Where is the figure analysis I asked for? 」
      我要求的數據分析在哪?

這句話是「質問」的語氣。不管是英文還是中文,「質問」都帶有攻擊性,容易讓對方覺得「我是不是做錯了」、「你是不是不相信我」,而不是「我該如何改進」。以下分享兩個避免質問的方法:

1. 以詢問代替質問

 

    • What are some difficulties that you had with analyzing the figures? 
      你在分析數據時遇到了什麼困難呢?(沒遇到困難的話,你應該會將數據分析放進簡報中才對。)

2. 使用 I was wondering if… 的句型

使用 I was wondering if… 的句型,聽起來較溫和,指責的成分也較低。

    • I was wondering if you’ve had the chance to analyze those figures. 
      我在想你是否有機會分析那些數據。

 

技巧三: 不是「你應該」,而是「我建議」

「should」可以說是台灣人超愛說的英文單字!在日常生活的對話中,我們可能會說 You look tired. You should go to bed earlier. (你看起來好累,你應該要早點睡。)表達親朋好友之間普通的關心。然而,若是在職場上使用「should」表達建議,則有種「命令」的感覺,容易引起聽者的反感。

只有委婉有禮地提出建議,對方才會願意採納,以下推薦三種提供建議的句型:

1. I would suggest/recommend…

 

    • I would suggest digging into the data before proposing a plan. 
      我建議你在提議一個計劃之前,要先分析數據。

2. Why don’t you…? / How about…?

 

    • How about digging into the data before proposing a plan next time?
      下次在提議一個計劃之前,先分析數據如何?

3. Next time you might want to…

 

    • Next time you might want to dig into the data before proposing a plan.
      下次你也許會想在提議一個計劃之前,先分析數據。

技巧四:「I hope」跟「 please」 其實很不客氣!如何客氣、委婉地表達要求?

 

    • I hope you send me a video presentation via email.
      我希望你將簡報錄成影音檔,以電郵形式寄給我。
    • Please get the work done before next Wednesday.
      請在下週三之前完成這項任務。

先看第一句:
「I hope / I need…」 ,是老闆在命令下屬時使用的句型,職位高低相同的同事之間不太適合使用,會讓聽者聽了不舒服。

再看第二句:
很多人覺得「please」的意思是客氣的「請」,便認為在任何句子中加入 「please」,等於加入了「禮貌」。然而,please 除了客氣的請求之外,還經常與祈使句連用,表達「命令」。在指責的情況下使用 please,對聽者來說更像「嚴肅的命令」而非「禮貌的要求」。

若想用英文客氣、委婉地要求他人,有以下兩方法:

1. 使用正向的單字 nice、great、good、appreciate(感謝、感激)

 

    • It would be nice/ great if you send me a new video presentation via email.
      如果你能將新的簡報錄成影音檔,以電郵形式寄給我,那就太好了。
    • It might be a good idea to send me a new video presentation via email.
      將新的簡報錄成影音檔,並以電郵形式寄給我,應該是個很棒的點子。
    • I would appreciate it if you send me a new video presentation via email.
      我會很感謝你將新的簡報錄成影音檔,以電郵形式寄給我。

2. 使用疑問句

 

    • Is it possible for you to finish the work before next Wednesday?
      你有沒有可能在下星期三之前完成這項任務呢?
    • Could you finish the work before next Wednesday?
      你是否能在下星期三之前完成這項任務呢?

 

技巧五:「現在進行式」比「現在式」溫和

生氣或是與他人爭論的時候,我們可能會脫口說出具強烈指責性的話語,因而得罪對方,甚至造成雙方關係的破裂。有一個小秘訣可以避免這樣的情況發生:以「現在進行式」代替「現在式」。以下直接以例子說明:

    • You are impatient. 你很沒耐心。(表達「我覺得你就是個沒耐心的人」,指控的是對方的人格特質。)
    • You are being impatient. 你現在很沒耐心。(表達「我覺得你此時此刻很沒耐心」,指控的是當下對方的狀態。)

  •  

職場上難免有意見不合的時刻,如果使用現在式,就是在形容這個人一直以來都是如此,是會馬上得罪人的!就算是怒火中燒的時刻,也一定要記得以「現在進行式」代替「現在式」,僅針對當下的狀況作出回應,以免造成難以彌補的錯誤喔!

 

技巧六:不要再說「我認為(I think)」了!那還可以怎麼說? 

「I think…」絕對是台灣人最愛使用的句型!也有很多人說「In my opinion…」。但是,想表達自己的意見時,永遠只會說這兩句就太遜了,來看看除了 I think 跟 In my opinion,還能怎麼表達「我認為」吧!

1. I would say… 我會說‥…

 

    • I would say Tokyo is the best city to travel to around the world.
      我會說,東京是全世界最適合旅行的城市。

2. As I see it,… 依我看來……

 

    • As I see it, he was not telling the truth.
      依我看,他並沒有說實話。

3. To be honest,… 說真的……

 

    • To be honest, Tom performed way better than Betty.
      說真的,Tom 表現得比 Betty 好太多了。

4. I guess… 我認為……

guess 除了「猜測」之外,還有較謙虛、溫和的「認為」之意:

    • I guess you are not fully prepared.
      我覺得你沒有做好萬全的準備。

委婉不傷感情地指責別人,同時客觀禮貌地提供建議,最後優雅客氣地提出要求。學會以上這 6 個超實用技巧,不只能避免衝突、讓自己說的話更有說服力,還能展現個人修養,獲得同事的敬重。趕快學會這些重要的技能吧!

 

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