英文書信，是許多人難逃的職場夢靨，正在閱讀本文的你是否遇過以下 3 種狀況？
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- 寫英文 email 時，覺得只要通篇塞滿正式用語，就是職場安全牌？
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- 面對老闆或客戶，擔心自己的英文 email 寫得不夠正式？
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- 面對同事，擔心 email 用語太過正式而無法拉近距離？
英文的正式（formal）用語，常用於較嚴肅，或者牽涉對象與我們不熟、有階級之分的場合中；非正式（informal）用語，則適用於較輕鬆、生活化的場合，或者與我們關係熟識的對象。許多人誤以為正式用語只適合用在書寫，非正式用語則適合口語應用，其實兩種用語在口語與書寫上，都取決於使用的場合與交談對象。
本篇文章將從英文 email 常見的語意連接詞、動詞和英文書信主題 3 個面向，讓你迅速掌握正式與非正式用語的使用場合。
常見的英文 email 語意連接詞
雖然有些英文單字的中文解釋相同，但透過字彙的長度、使用情境的差別可以幫助我們判別每個單字的適用場合。以下將列舉四組英文 email 常用的語意連接詞，帶你感受正式用語與非正式用語的語氣差異。
無論如何 Nevertheless / Anyways
例句：無論如何，請你在週五前寄信向我確認你是否會參加會議。
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- 正式用語：Nevertheless, please send me an email by Friday to confirm whether you will attend the meeting.
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- 非正式用語：Anyways, send me an email by Friday to confirm whether you will attend the meeting.
因此 Therefore / So
例句：因此，我認為我們需要修改我們的提案。
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- 正式用語：Therefore, I consider it necessary for us to revise our proposal.
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- 非正式用語：So, I think we need to revise our proposal.
另外，意指「認為」的動詞 consider 比 think 更為正式；而用以表達「必要性」的說法，以形容詞 necessary （需要的、必要的）帶出動詞的用法，也比 need to do something 更為正式。
而且、此外 In addition / Also
例句：此外，顧客也很重視準時。
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- 正式：In addition, our clients value punctuality.
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- 非正式：Also, our clients value puntuality.
然而 However / But
例句：你的點子很棒，但經理並不是很滿意你的報告。
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- 正式：Your idea is good; however, the manager is not quite satisfied with your presentation.
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- 非正式：Your idea is good, but the manager is not quite satisfied with your presentation.
常見的英文 email 動詞
在英文裡，動詞的變化可以同時代表「動作」與「時間」，掌握正確的動詞用法，可以幫助我們在英文書信的表達上更精確。看似同義的動詞，其實影響了整個句子的語氣、正式程度。以下將提供四組正式與非正式的動詞，帶你了解英文正式與非正式用語的差異。正式用語常使用一個動詞精準描述，而非正式用語則可見日常對話中的片語。
通知 Inform / Tell
例句：來信是要通知您最新進度。
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- 正式：I’m writing to inform you of the new updates.
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- 非正式：Just a quick note to tell you about the new updates.
代表 Represent / Speak for
例句：我將代表我的部門提出這項行銷案。
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- 正式：I will represent my department to propose the marketing project.
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- 非正式：I will speak for my department to propose the marketing project.
建立 Establish / Set up
例句：經理認為建立會議的出席規範很重要。
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- 正式：The manager considers it important to establish the regulation on meeting attendance.
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- 非正式：The manager thinks it’s important to set up the regulation on meeting attendance.
要求 Require / Ask for
例句：請您提供更多關於貴公司服務的資訊。
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- 正式：I would like to require more information about your company’s service.
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- 非正式：I’m writing to ask you for more information about your company’s service.
除了英文書信用語以外，從句子的長度、語調，都可以判斷書信的正式程度。其實，英文 email 的用詞不一定越正式越好；相較非正式用語，正式用語反而可能使句子變長，增加收件人的閱讀時間。因此，在寫英文 email 時，我們應該衡量精簡性與收件人身份，決定應使用正式還是非正式用語。
常見的英文 email 主題
通知事項
情境假設：我們必須分別寫信給主管 Mr. Smith 以及很熟的同事 Jason，告知對方現行企劃的新進度及附檔的會議紀錄；以下兩封信，可以讓你快速掌握通知事項的英文 email，在正式與非正式用語上的差異。
正式用語：
Dear Mr. Smith,
With regard to the current project, I’m writing to inform you of the new updates. In addition, I’ve attached meeting minutes with the clients last week in this email. Please contact me if you have further questions.
親愛的 Mr. Smith，
關於現行的專案，我來信是要通知您新進度。此外，我將上週和客戶開會的會議記錄附在信件裡了。若有更多的疑問，請聯繫我。
非正式用語：
Hello Jason,
Just a quick note to tell you about the new updates of the current project. Also, I’ve put the record of last week’s meeting with the clients in the attachment. Feel free to contact me if you have any questions.
哈囉 Jason，
很簡短地告訴你現行專案的新進度。另外，我已經把上週和客戶開會的紀錄附在信件裡了。如果你有任何問題，歡迎聯繫我。
確認安排＆要求行動
情境假設：為了讓專案順利進行，我們必須寫信向客戶及同組的同事，確認共同出席會議的時間，並且要在信件結尾請對方回信，告知是否出席。
正式用語：
Dear Sir / Madam,
Representing our company, I’m writing with regard to the new project. For further discussion, I consider it necessary for us to arrange a meeting at 6 p.m this Friday. Please send me an email to confirm your attendance, and I’ll appreciate your reply at your soonest possible convenience.
親愛的先生 / 女士，
我代表我的公司來信的目的是有關新專案。為了進一步討論，我認為我們需要在本週五晚上六點安排一個會議，而我想知道您能否參與。請以電郵回信確認您的出席，若您能盡快回覆，我會很感激。
非正式用語：
Hello Jean,
I’m writing for the new project that we work on jointly. I think we need to discuss it with our clients, and I wonder whether you could attend a meeting at 6 p.m. this Friday. Please send me an email to let me know whether the arrangement suits you.
哈囉 Jean，
我來信是有關我們一起合作的新專案。我認為我們需要跟客戶討論，而我想知道你能否參加這週五晚上六點的會議。請回信讓我知道你能否配合這項安排。
結語
其實英文書信的正式程度，應該根據適用對象與場合調整，才能在精簡傳達訊息的同時，維繫寄件人與收件人之間的職場社交關係。面對客戶、上司或陌生的合作夥伴，正式的英文書信用語，能夠在完整傳達訊息的同時，展現我們的專業度；對於需要維繫社交關係的同事，適當的在英文 email 中，使用非正式用語，不僅能在更短的句子內快速傳達訊息，也拉近彼此的距離。只要掌握好英文 email 的使用情境與對象，且善用正式與非正式用語，就能精確掌握英文 email 的撰寫口吻，讓你日後撰寫英文 email 更加如魚得水！
