寫好一封英文 Email 是現今上班族最大的煩惱之一。簡單的一封Email卻有不同的格式，什麼樣的 Email 開頭才夠禮貌？什麼樣的 Email 結尾才能簡潔的收尾？Email 回信又要注意什麼小細節？
你是否時常費盡千辛萬苦完成一封英文 Email，忙碌的外國客戶、主管卻總是沒時間看、甚至看不懂？這些狀況造成了許多溝通問題，也浪費了彼此的寶貴時間。
「有效溝通」是職場中成功的重要法則，學會體貼英文 Email 讀者，避免長篇大論地說一件簡單的事情，而是用最精準、最簡潔有力的句子寫一封英文 Email，才能進行有效溝通，提升你的工作效率。
今天告訴你三招提升英文 Email 質量的秘訣！
一、Being brief ：精簡內容，讓對方快速抓住重點
寫一封英文 Email 時，我們必須簡潔有力地傳達想完成的需求、目標，用最少的文字開門見山地讓你的同事、上司清楚知道你來信的目的。
從下面這個範例，我們可以看到其實只要花不到一半的字數就能清楚表達意思。
Email 範例：冗長版本
In the attached Word document you’ll find my new marketing plan that we discussed in Last Wednesday’s meeting, and in particular the new SWOT analysis of our new product which is launched at the end of last year. I think this product raised some important issues, and we need to adjust the price of it. Please insert your comments in red in the attached document and email it back to me as soon as possible.
Email 範例：精要版本
I think we need to adjust the price of our new product, as we all discussed in the last meeting. My new marketing plan is in the attached doc. Please comment asap. Thank you so much.
當然，如何做到「精簡」Email 內容，是一大學問，你可以參考這個教學影片。
二、Missing out words ：省略詞語，聚焦在文字的訊息本身
通常在一封英文 Email 中，寄信與收信人都會知道彼此的身份，適時省略主詞 “I” 和 “You”能有效縮短篇幅，或是省略虛主詞“It”，讓讀者能更聚焦在訊息的本身。
⚠️: I look forward to hearing from you. 期待您的回覆。
✔️: Look forward to hearing from you.
⚠️: It’s a pity you won’t attend our workshop. 可惜您無法出席我們的工作坊。
✔️: Pity you won’t attend our workshop.
⚠️: It sounds reasonable. 聽起來很合理。
✔️: Sounds reasonable.
三、 Abbreviation ：善用縮寫，節省書信篇幅
在一封英文 Email 中，若能遵循「八二法則」，通常只要 20% 的文字就能表達書信的核心主旨，所以在常用的單字及片語就是我們可以下「省力功夫」的地方，善用單字縮寫讓對方更快速地閱讀你的信件。
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- ASAP（as soon as possible）馬上
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- BTW （by the way）順帶一提
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- TECH （technical）技術上的
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- MSG （message）訊息
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- FYI （For your information）提供資料讓你參考
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- OTOH （on the other hand）另一方面
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- TIA (Thank you in advance.) 先感謝你
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- No probs (No problems) 沒問題
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- 名字 D （Derek）在與收信者一定的熟識情況下，把名字用第一個字母代替也是可行的！
想搞懂英文縮寫含義，可參考這篇文章：6 個商用英文電郵最常用的英文縮寫，電郵寫作不再霧煞煞！
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