2020 可說是充滿考驗的一年，在疫情的肆虐下，許多公司必須調整商業模式以因應大環境的變化，「在家上班」(work from home) 或「遠距工作」(remote working) 已成為趨勢；在各國實施邊境管制下，商務人士無法自由穿梭國際間洽公，使得遠距會議 (conference call) 的需求也隨之上升。
跨國會議不得不採用電話會議 (telephone conference) 或視訊會議 (video conference) 的方式進行，但遠距英文會議總是令人心生畏懼，這篇文章會帶你突破心防並分享遠距會議英文的實用金句，讓你再也不害怕跟外國人開會！
遠距會議最令人害怕的原因不外乎三點：
- 看不見對方、無臨場感
電話會議看不到對方，根本不知道他的表情如何啊！就算是視訊會議也好沒有臨場感，坐在螢幕前隨時都要繃緊神經！ - 設備問題頻出
遠距會議最害怕畫面 lag 、影音不同步或是麥克風出問題，光是解決設備問題就要花好多時間，更何況必須用英文解決這些問題！ - 陌生的口音
與會人士來自各國，有些外國人的口音或腔調真的好重啊！完全聽不懂，每次都是英文聽力大考驗！
今天就來帶你破解遠距會議三大煩惱！
ㄧ、遠距會議看不見對方、無臨場感怎麼辦？
其實對遠距會議感到焦慮的情緒是可以透過事前準備排解的。
- 先調查好與會者來自哪個國家，有沒有什麼文化禁忌等。
東方與西方的會議文化大相徑庭，會議前可以適當寒暄 (small talk)，但要注意西方人大多不喜歡聊太私人的話題，如薪水、感情、年紀等，因此會前事先調查對方的文化背景、個人禁忌等，無疑多一份保障。無論與東方或西方人開會，small talk 聊天氣、運動、美食保證不踩雷。
- 準備詳細的議程 (agenda) 並事先瀏覽。
跨國會議絕對需要準備一份英文的 agenda，只要至 Google 搜尋「agenda template」就會有相當多資源可參考。若想撰寫出一份高效又簡扼的 agenda，可以參考由 CLN 執行長 Clarence 老師開的 Con-call 英文線上課程。
- 事先熟練簡報內容，把要討論的事項列點在便條上，千萬不要準備逐字稿。
為何說不要準備逐字稿呢？因為不論是電話會議或視訊會議，看稿唸都很容易被母語人士聽出來，這樣反而會顯現出自己的不專業，而且如果對方突然插話或提問，很容易因緊張就忘記自己唸到哪裡。最好的方式是在便條上列點，貼在電腦螢幕旁，忘記時再瞄一下。
二、遠距會議設備問題多，怎麼用英文解決？
視訊會議最常遇到的設備問題不外乎訊號不穩、畫面 lag、麥克風故障等，筆者整理了常用會議英文金句，快準備筆記本把這些句子記下來吧！
1. 訊號不穩、被彈出會議
金句：The connection keeps dropping. Let me see if I can sort this out. 我遇到一些連線問題，我先試著排除障礙。
金句：We are losing somebody. Let’s wait a few minutes for them. 有人被踢出會議，我們等他們一下。
2. 畫面 lag、影音不同步
金句：The picture keeps freezing. 畫面定住了。
金句：I have a sync problem with the image and the sound. 我遇到影音不同步的問題。
＊sync 是 synchronization 的縮寫，指的是影音不同步。
3. 麥克風故障、音質不佳
金句：There is a lot of static on your end. 你那邊有點雜音。
金句：Sorry, there’s a lot of noise in the background. 抱歉，環境音有點吵雜。
4. 請對方關靜音或不小心按到靜音
金句：Could you put yourself on mute when you are not talking? 當你沒有在講話時請關靜音。
金句：Excuse me, you are on mute. 不好意思，你按到靜音了。
以上這些金句在視訊會議中絕對萬用！
三、對方口音重，聽不懂他說什麼怎麼辦？
其實口音是最能凸顯文化的象徵，口音不分優劣，卻是溝通時最大的障礙。若你在遠距會議中遇到陌生口音，不要想著「我要 100% 聽懂他在說什麼」，而是要特別留意氣氛、對方的肢體動作、語調、情緒等，如此也能大致判斷語境、做出合宜的回應。
遠距會議中，如果聽不清楚對方說什麼，可以說：
金句：Sorry, I didn’t quite catch that. Can you repeat that? 不好意思我沒有聽清楚，你可以再說一次嗎?
小提醒：repeat 本身就有「再次」的意思，因此千萬不可說 “ Can you repeat that again? ”，這樣就太冗贅啦！
會議中也可以使用重述 (paraphrase) 這個技巧來減少溝通落差，簡而言之就是將對方的話依照自己的理解換句話說，以確認雙方有達成共識。
金句：So what you are saying is … 所以你說的是……
金句：If I’m not mistaken, … 如果我理解沒錯的話……
想要聽懂陌生口音真的不是一蹴可幾，筆者建議平時可至 YouTube 搜尋「國家+ accent」，會有許多影片資源，練習時記得聽取原語並跟著唸，也可以用回音法的方式練習。
CLN 自 2014 年創辦至今，致力於協助客戶解決商業中遇到的外語問題，其中客戶最常反應的問題便是：「聽不懂外國人口音怎麼辦？」 CLN 針對遠距會議需求開設了一門 Con-call 英文即戰力線上課程，課程涵蓋會議文化、設備問題、會議英文金句等單元，定能助你一次提升會議英文能力。
延伸閱讀：
看影集學英文 | 看 LILY COLLINS 在《艾蜜莉在巴黎》的英文職場應對秘訣
