身為一位會議主持人 (chairperson) ,不論是面對面的線下會議,或是跨境的線上 con-call (conference call),我們都需要事先熟悉設備的使用、了解會議進行的流程,並事先寄送會議議程 (agenda) 給與會者,以確保與會者能在當下立即進入狀況。
以下將分享應對兩種常見英文會議突發狀況的方法及金句,在閱讀下方解析前,想先請讀者思考一下,若遇到以下突發狀況,身為 chairperson 的你會怎麼做?
狀況一: 意見衝突
下方這段會議對話是關於 Jenny 提出的新行銷方案以及同事的意見:
(在 Jenny 展示完行銷部提出的最新方案後)
Maggie: I don’t agree with what Jenny just mentioned. I think this new plan should be re-evaluated. We should put more emphasis on developing new customers.
Maggie:我不同意 Jenny 提的方案。我覺得這個新提案有待商榷。我們應該把重點放在開發新客戶。
Nancy: But I do agree with Jenny. This new plan is time-based, but in the long term, I’m sure we could make large profits from it. As for developing new customers, that’s a totally different story.
Nancy:但我同意 Jenny 的看法。這個新方案是需要時間累積的,長遠來看,我相信我們可以從中獲得大量的利潤。至於開發新客戶的問題,我覺得根本就是兩碼子事。
Maggie: What? Do you mean that I was fighting fault with Jenny?
Maggie:什麼?你的意思是我在找 Jenny 的碴囉?
對話到這邊可發現 Maggie 已經漸漸不開心了,這時會議主持人應該跳出來打個圓場,將對話引導回原本討論的焦點上。此時的 chairperson 可以委婉地表達自己的看法,並提出下一步:
如果你也同意這個方案,可以請 Maggie 進一步說明他的擔憂為何?並請大家一起討論出解決方案。
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- May I ask what’s your concern?
你擔心的是什麼呢?
- May I ask what’s your concern?
如果你也不同意這個方案,可以說:
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- I think the idea is good, but perhaps we could discuss the details.
我覺得這個點子不錯,但我們也許可以討論一下其中的細節。
- I think the idea is good, but perhaps we could discuss the details.
如果在場還有其他人沒有發言,可以請其他參與者發表自己的看法:
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- Mia, what are your thoughts on this?
Mia,你對這件事的看法為何?
- Mia, what are your thoughts on this?
狀況二:偏離正題
會議上常有人搞不清楚討論的目標,不自覺的在會議上發表太多偏離主題的意見。當會議主持人發現會議成員的討論偏題時,要果斷地中斷對話,將對話引導回重點上。
如何避免討論偏題?
其實成員的討論會偏題,也代表著他們對會議主題、討論目標的不熟悉,或是會議的目標太廣,讓成員有了各自不同的理解。而這些狀況其實可以在會議前的準備事項、會議中的議題引導中交代完整,以避免成員討論離題。
事前發送議程 (agenda) ,確立會議目的
事前發送今日的會議主題、會議流程以及最後想達成的會議目的,讓參與者在開會前有初步的共識。切記目的要明確,也讓成員可以在會議前發想內容,讓會議進行得更有效率。
會議開始時宣告會議主題,當下確認討論重點
會議中,要隨時告知成員目前在會議流程的哪個階段,告知的越清楚、越明確,才能讓會議成員保持專注!
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- Good morning everyone. We’re here today to discuss the marketing plan for the next quarter. As you can see from the agenda, there are 4 items we need to discuss. Let’s move on to deal with the agenda point by point.
早安各位,我們今天要來討論下個季度的行銷規劃。從會議議程可以看到,我們今天有四個項目要討論,接下來我們就根據議程逐點討論吧!
- Good morning everyone. We’re here today to discuss the marketing plan for the next quarter. As you can see from the agenda, there are 4 items we need to discuss. Let’s move on to deal with the agenda point by point.
過程引導明確,根據會議主題分段確認
除了開頭要宣告主題,會議中也要適時地提醒大家我們到哪個階段、接下來要討論什麼。
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- Let’s move on to the next topic.
讓我們繼續討論下一個主題吧!
- Let’s move on to the next topic.
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- Let’s move on to point number 5.
讓我們繼續討論一下第五點。
- Let’s move on to point number 5.
打斷對話該怎麼說?
在跨國會議中,最忌諱的就是從頭到尾不發言,這樣只會讓對方覺得你沒有實際參與會議,無法提出有效的見解。若想在會議成員們滔滔不絕時插入對話,以下例句可以讓你顯得專業而不失禮貌:
如果是與初次見面的客戶、合作夥伴開會,較正式的說法為:
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- May I have a word?
我可以插個話嗎?
- May I have a word?
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- Sorry to interrupt, but I have an important question.
抱歉打擾,但我有個重要的問題。
- Sorry to interrupt, but I have an important question.
如果是公司的內部會議,會議成員間彼此熟悉,可以說:
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- Can I have a quick question?
我可以快速地問個問題嗎?
- Can I have a quick question?
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- Do you mind if I jump in here?
請問我可以打斷一下嗎?
- Do you mind if I jump in here?
如何拉回正題?
在會議中若發現有人不斷的偏題,其實最好的作法就是盡量不要附和該發言,讓對話持續的鬼打牆。如果在較不受控的場面下,會議主持人要果斷地中斷對話,幫助大家找回討論的焦點。以下例句供大家參考:
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- These are all good ideas, but we need to focus on the main goal.
這些都是非常棒的想法,但是我們需要聚焦在主要目標上。
- These are all good ideas, but we need to focus on the main goal.
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- Maggie, that’s a valid point, but let’s take it offline after the meeting.
Maggie, 這是個很重要的觀點,但我們還是等會議結束後再討論吧!
- Maggie, that’s a valid point, but let’s take it offline after the meeting.
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- Can you hold off on that for just a minute? Mia is going to bring that up.
請問你能先暫停一下嗎? Mia 正要發表他的觀點。
- Can you hold off on that for just a minute? Mia is going to bring that up.
其他常用的會議用語:
meeting minutes 會議記錄
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- Could you take the minutes?
你能做會議記錄嗎?
- Could you take the minutes?
Second 贊同、附議
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- A: I suggest that we set up a team to promote this program.
我建議可以設立一個小組去推廣這個計畫。
B: I second that.
我同意。
- A: I suggest that we set up a team to promote this program.
Give the floor to … 請⋯⋯發言
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- I would now like to give the floor to Jennifer.
現在我想請 Jennifer 來發言。
- I would now like to give the floor to Jennifer.
wrap up 總結
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- Let’s wrap up what we’ve just discussed.
我們來總結一下剛剛討論的事項。
- Let’s wrap up what we’ve just discussed.
結語
一個會議的進行順利與否,有很大一部份原因與 chairperson 是否積極引導討論、維持會議秩序有關,相信好好練習以上句型及詞彙,便能夠幫助你在會議中大展身手!
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