相信沒有人在休假當下，還願意三不五時查收電子郵件，但別忘了當你享受假期的同時，與你合作的廠商、客戶仍在崗位，若沒有及時回覆信件會顯得不夠專業可靠。因此，設置一封休假自動回覆信件來展現你的職場禮儀及專業度，並表達對客戶的尊重，絕對是職場必備的基本禮儀。

自動回覆信


一封得宜的休假自動回覆信件，能舒緩對方未能收到及時回覆的焦慮感，也能透過字裡行間的專業度，提升公司值得信賴的形象。我們先來看看以下這封自動回覆的信件範例：

Hi there,

I’m currently on vacation to Iceland from 2/1-3/2. I will reply to your email when I return. If you need urgent help, please contact Norman Smith at norman@cln-asia.com.

Best Regards,

Cindy Chen
CLN Inc.

您好，

我從 1/1 到 2/28 會在冰島度假。回來後我將會馬上回覆您的電子郵件。如果您有緊急需求需要協助，請與 Norman 聯繫，Norman Smith 的電子郵件地址是 norman@cln-asia.com。

祝好。

Cindy Chen
CLN Inc.

這封郵件乍看之下沒什麼太大問題，單字使用正確、文法沒有太大的錯誤，內容上也提供何時回到崗位以及緊急聯絡管道。然而，這封信還是有可以進步的空間。以下會針對這封休假自動回覆信進行剖析，並教你如何寫出一封更專業的休假自動回覆信件。


一、「我人在冰島旅遊！」，商務信件需要透露這麼多私人訊息嗎？

其實外國人在工作場合很注重個人隱私，因此在信件中不會特別說明不在崗位的原因，這封信件提到的 「 I’m currently on vacation to Iceland. 」便會讓對方感覺有些不專業。

在說明休假時，僅需用 「out of the office」來說明自己「目前不在辦公室」，無法回信。若是遇到大型的假期，像是聖誕假期、新年假期，則可以直接寫上 「 Our office is closed due to the national holiday. 」  

另外，有些外國人會介意信中提到的假期長度，說出假期的長度可能有炫耀之嫌。以此封範例來說， 「 I’m currently on vacation to Iceland from 2/1-3/2 」 ，就像是在和對方說「我的假期有兩個月喔！」，所以建議讀者可以在信上表明回來的日期就好，直接說  「 I will be out of the office until 3/2. 」不僅簡單明瞭，也不會透露太多個人訊息。


二、是返回工作崗位馬上回信，還是回來後過幾天回信？

英文中的介系詞及連接詞皆會影響時間的精確度，可以看到上面的信中寫到「 I will reply to your email when I return. 」，中文雖然是「當我回來時，我會回覆您的電子郵件。」但是會讓英文讀者有錯誤的期待。由於信件前段提及假期到 3/2，緊接著下一句馬上說， 「I will reply to your email when I return.」，對方會期望在 3/2 就收到你的回信。

但是仔細想想，當你回到辦公室的第一天，打開信箱時，發現收件匣的信件已經堆積如山，你能保證自己會在 3/2 前回覆郵件嗎？因此建議把「when」改成「after」以確保雙方的理解沒有誤差。 

  • when 表示事情 「A 與事情 B 同時發生」
  • after 表示事情 「A 發生於事件 B 之後」

「 I will reply to your email after I return. 」意為「我回來之後，會回覆您的電子郵件」，對方才不會預設 3/2 收到你的回信，也能讓自己有個喘息的空間。

英文介系詞總讓你的英文 Email 寫得不順利嗎？歡迎參考： 搞懂這幾個介系詞 IN/AFTER、BEFORE/BY ，商用 EMAIL 難不倒你！

自動回覆信


三、正確的稱謂 (salutation) 使用說明

上方信件的開頭稱謂為「 Hi there, 」較常用於雙方非常熟悉的信件中，但這封信件是由系統自動回覆，無論是客戶、同事，或是上司都可能會收到這封電郵，因此在稱謂的選用上應該要特別注意，選用正式、有禮貌的稱謂。

如果不熟悉對方，不知道是誰會收到這封信，可以使用以下兩種稱謂：

  • Dear Sir or Madam,  親愛的先生或女士
  • To Whom It May Concern:  敬啟者

以上兩種稱謂，只適用於不知道收件者會是誰的情況下，像是自動回覆信件、大量寄發的通知信等狀況，並非所有郵件都可以使用這兩種稱謂。如果今天收信者是一位特定對象，請務必要找出對方的姓名並在稱謂的地方稱呼對方，表達基本的尊重。就算真的沒辦法找到對方的名字，也至少要能夠區分出對方的職稱或是性別。

如果有特定對象，可以使用以下三種稱謂：

  • Dear Stephanie, 
  • Dear Mr./Ms. Jones, 
  • Dear Sir / Madam, （適用於只知道性別）

如果對象是較熟悉的同事、客戶，不想顯得太過正式的話，才會選用以下兩種稱謂：

  • Hello/Hi Stephanie,
  • Clarence, （直接使用姓名）

稱謂的選用有分正式與不正式，需要根據場合搭配不同的稱謂。如果在選用稱謂上遇到了一些困難，可以試著從你過往收過的信件中觀察，或是問問你身邊的同事主管是否有哪些使用地雷，照著公司的文化選用就準沒錯啦！


四、休假自動回覆信件必備的 4 大重點：

  1. 明確的信件主旨（Out of Office Reply）
  2. 禮貌告知休假
  3. 可回覆信件的明確日期
  4. 提供緊急聯絡管道

連一封如此簡短的信件都有許多眉角需要注意，提醒大家在撰寫 Email 時必定要小心、小心、再小心！下面提供一個簡易的範本給大家對照。

主旨：Out of Office Reply


Dear Sir or Madam,

Thank you for your email. I am out of the office until 3/2 and will have limited access to email. If you need assistance while I’m away, please contact Norman Smith at norman@cln-asia.com. I will reply to you after I return.

Best regards,

Cindy Chen
CLN Inc.

親愛的先生或女士，

感謝您的來信，我到 3/2 之前都不在辦公室，無法即時回覆您的郵件。如果需要任何協助，請聯繫 Norman Smith，他的電子郵件地址是 norman@cln-asia.com。我回辦公室後也會與您聯繫。

祝好。

Cindy Chen
CLN Inc.

照著這四大重點，一封簡單又專業的休假自動回覆信件就完成啦！想了解更多信件怎麼撰寫，歡迎參考 CLN 部落格的電郵英文專欄，如果你想一步學習到位，歡迎參考 CLN《上班族的 Email 寫作課》線上課程，一窺 CLN 首席顧問 Clarence 20 年企業培訓精華！


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