Can you / Could you 哪個好?善用情態助動詞、被動語態,提升你的書面溝通技巧!

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請別人完成事情時,還在用 Can you 作為開頭嗎?在與他人溝通時,你是否有注意過自己的語氣是否適當呢?不論是在撰寫英文信件,或是開口請客戶、廠商幫忙,若是態度過分謙虛、語氣過於直接、用詞不夠精確,都可能使你的談話不順利。

今天的文章將介紹「情態助動詞」與「被動語態」的用法,教你如何用更緩和的說法與他人溝通!

英文書信、情態助動詞

 

情境舉例:

假設我們想詢問廠商貨物是否能在一週內送達目的地,你會怎麼問呢?

    • Can you ship the products to Los Angeles in a week?
      你能將產品在一個禮拜之內運到洛杉磯嗎?

can 常用於表達「有能力、能夠」,使用 can 當問句開頭有質疑的意味,讀起來的感覺會是「你能夠做到嗎?你能送來嗎?」,聽起來像是在質問對方。宜改成以下兩種說法:

a. Could you ship the products to Los Angeles in a week?
你是否能將產品在一個禮拜之內運到洛杉磯呢?

b. Could the products be shipped to Los Angeles in a week?
請問貨物是否能在一個禮拜內運到洛杉磯呢?

例句 a. 使用「情態助動詞」幫助緩和語氣。

例句 b. 則是更進一步將句子改為「被動語態」,將主詞(you)替換為事件本身(the product),對方即會著重在「產品到貨時間是否能達成客戶的要求」,而不是「對方是否有能力完成這項任務」。

 

如何讓語氣更緩和?

1. 使用情態助動詞 (modal verbs):could、would、may + V.

*下方範例中,△ 表示語氣較直接,O 表示語氣較委婉

    • 詢問對方是否能夠達成某事

(△) Can you finish the marketing proposal before next Friday?
(O) Could you finish the marketing proposal before next Friday? 想請問您下週五前能完成行銷提案嗎?

    • 詢問對方意願

(△) Do you want to collaborate with our company?
(O) Would you like to collaborate with our company? 請問您有意願與我們公司合作嗎?

    • 徵詢對方許可

(△) Can I use the coffee machine over there?
(O) May I use the coffee machine over there? 我可以使用那邊的咖啡機嗎?

 

2. 使用被動語態

在英文裡,使用 You 開頭的主動語態聽起來會像是責罵,或是命令某人達成某事。而使用被動語氣,將主詞由「人」改成「事物」,便可緩和過於直接的口吻,可避免對方覺得被命令。

主動語態:

    • Could you finish the project before Jan. 30?
      你能在 1/30 前完成這個專案嗎?

被動語態:

    • Could the project be finished before Jan. 30?
      這個專案可以在 1/30 前完成嗎?

上方兩句的語意雖相同,但將主詞(you)替換為事件本身(the product),對方即會著重在「專案是否能在期限內完成」這件事,較無追究對方責任的問題。

 

3. 使用肯定句,代替疑問句

若想以更有禮貌的口吻表示,也可以將原本的問句改寫為肯定句,可參考下方句型搭配使用:

    • I was wondering if you could send me the report before Monday.
      我想知道你能不能在星期一之前把報告寄給我。

    • Perhaps we should confirm all the processes before placing an order.
      也許我們應該在下訂單之前確認所有流程。

    • I’d appreciate it if you could send the report by the end of this month.
      如果你能在這個月底前寄出報告,我會非常感激。

    • I’d be grateful if you could provide the quotation as soon as possible.
      如果你能盡快提供報價單,我會非常感激。

以上三種緩和語氣的用法,你都學會了嗎?下次需要請求別人時,不妨試試以上方法,讓你的要求多點人情味,對方自然也會更樂意協助囉!想學習更多的信件撰寫技巧,歡迎參考 CLN《上班族的 Email 寫作課》線上課程,一窺 CLN 首席顧問 Clarence 24 年企業培訓精華!

 

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