請別人完成事情時，還在用 Can you 作為開頭嗎？在與他人溝通時，你是否有注意過自己的語氣是否適當呢？不論是在撰寫英文信件，或是開口請客戶、廠商幫忙，若是態度過分謙虛、語氣過於直接、用詞不夠精確，都可能使你的談話不順利。

今天的文章將介紹「情態助動詞」與「被動語態」的用法，教你如何用更緩和的說法與他人溝通！


情境舉例：

假設我們想詢問廠商貨物是否能在一週內送達目的地，你會怎麼問呢？

  • Can you ship the products to Los Angeles in a week?
    你能將產品在一個禮拜之內運到洛杉磯嗎？

can 常用於表達「有能力、能夠」，使用 can 當問句開頭有質疑的意味，讀起來的感覺會是「你能夠做到嗎？你能送來嗎？」，聽起來像是在質問對方。宜改成以下兩種說法：

a. Could you ship the products to Los Angeles in a week?
你是否能將產品在一個禮拜之內運到洛杉磯呢？

b. Could the products be shipped to Los Angeles in a week?
請問貨物是否能在一個禮拜內運到洛杉磯呢？

例句 a. 使用「情態助動詞」幫助緩和語氣。

例句 b. 則是更進一步將句子改為「被動語態」，將主詞（you）替換為事件本身（the product），對方即會著重在「產品到貨時間是否能達成客戶的要求」，而不是「對方是否有能力完成這項任務」。


如何讓語氣更緩和？

1. 使用情態助動詞 (modal verbs)：could、would、may + V.

＊下方範例中，△ 表示語氣較直接，Ｏ 表示語氣較委婉

  • 詢問對方是否能夠達成某事

（△） Can you finish the marketing proposal before next Friday?
（Ｏ） Could you finish the marketing proposal before next Friday? 想請問您下週五前能完成行銷提案嗎？

  • 詢問對方意願

（△） Do you want to collaborate with our company?
（Ｏ） Would you like to collaborate with our company? 請問您有意願與我們公司合作嗎？

  • 徵詢對方許可

（△） Can I use the coffee machine over there?
（Ｏ） May I use the coffee machine over there? 我可以使用那邊的咖啡機嗎？


2. 使用被動語態

在英文裡，使用 You 開頭的主動語態聽起來會像是責罵，或是命令某人達成某事。而使用被動語氣，將主詞由「人」改成「事物」，便可緩和過於直接的口吻，可避免對方覺得被命令。

主動語態：

  • Could you finish the project before Jan. 30？
    你能在 1/30 前完成這個專案嗎？

被動語態：

  • Could the project be finished before Jan. 30？
    這個專案可以在 1/30 前完成嗎？

上方兩句的語意雖相同，但將主詞（you）替換為事件本身（the product），對方即會著重在「專案是否能在期限內完成」這件事，較無追究對方責任的問題。


3. 使用肯定句，代替疑問句

若想以更有禮貌的口吻表示，也可以將原本的問句改寫為肯定句，可參考下方句型搭配使用：

  • I was wondering if you could send me the report before Monday.
    我想知道你能不能在星期一之前把報告寄給我。
  • Perhaps we should confirm all the processes before placing an order.
    也許我們應該在下訂單之前確認所有流程。
  • I’d appreciate it if you could send the report by the end of this month.
    如果你能在這個月底前寄出報告，我會非常感激。
  • I’d be grateful if you could provide the quotation as soon as possible.
    如果你能盡快提供報價單，我會非常感激。


以上三種緩和語氣的用法，你都學會了嗎？下次需要請求別人時，不妨試試以上方法，讓你的要求多點人情味，對方自然也會更樂意協助囉！想學習更多的信件撰寫技巧，歡迎參考 CLN《上班族的 Email 寫作課》線上課程，一窺 CLN 首席顧問 Clarence 20 年企業培訓精華！


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