相信沒有人在休假當下,還願意三不五時查收電子郵件,但別忘了當你享受假期的同時,與你合作的廠商、客戶仍在崗位,若沒有及時回覆信件會顯得不夠專業可靠。因此,設置一封休假自動回覆信件來展現你的職場禮儀及專業度,並表達對客戶的尊重,絕對是職場必備的基本禮儀。
一封得宜的休假自動回覆信件,能舒緩對方未能收到及時回覆的焦慮感,也能透過字裡行間的專業度,提升公司值得信賴的形象。我們先來看看以下這封自動回覆的信件範例:
Hi there,
I’m currently on vacation to Iceland from 2/1-3/2. I will reply to your email when I return. If you need urgent help, please contact Norman Smith at norman@cln-asia.com.
Best Regards,
Cindy Chen
CLN Inc.
您好,
我從 1/1 到 2/28 會在冰島度假。回來後我將會馬上回覆您的電子郵件。如果您有緊急需求需要協助,請與 Norman 聯繫,Norman Smith 的電子郵件地址是 norman@cln-asia.com。
祝好。
Cindy Chen
CLN Inc.
這封郵件乍看之下沒什麼太大問題,單字使用正確、文法沒有太大的錯誤,內容上也提供何時回到崗位以及緊急聯絡管道。然而,這封信還是有可以進步的空間。以下會針對這封休假自動回覆信進行剖析,並教你如何寫出一封更專業的休假自動回覆信件。
「我人在冰島旅遊!」,商務信件需要透露這麼多私人訊息嗎?
其實外國人在工作場合很注重個人隱私,因此在信件中不會特別說明不在崗位的原因,這封信件提到的 「 I’m currently on vacation to Iceland. 」便會讓對方感覺有些不專業。
在說明休假時,僅需用 「out of the office」來說明自己「目前不在辦公室」,無法回信。若是遇到大型的假期,像是聖誕假期、新年假期,則可以直接寫上 「 Our office is closed due to the national holiday. 」
另外,有些外國人會介意信中提到的假期長度,說出假期的長度可能有炫耀之嫌。以此封範例來說, 「 I’m currently on vacation to Iceland from 2/1-3/2 」 ,就像是在和對方說「我的假期有兩個月喔!」,所以建議讀者可以在信上表明回來的日期就好,直接說 「 I will be out of the office until 3/2. 」不僅簡單明瞭,也不會透露太多個人訊息。
是返回工作崗位馬上回信,還是回來後過幾天回信?
英文中的介系詞及連接詞皆會影響時間的精確度,可以看到上面的信中寫到「 I will reply to your email when I return. 」,中文雖然是「當我回來時,我會回覆您的電子郵件。」但是會讓英文讀者有錯誤的期待。由於信件前段提及假期到 3/2,緊接著下一句馬上說, 「I will reply to your email when I return.」,對方會期望在 3/2 就收到你的回信。
但是仔細想想,當你回到辦公室的第一天,打開信箱時,發現收件匣的信件已經堆積如山,你能保證自己會在 3/2 前回覆郵件嗎?因此建議把「when」改成「after」以確保雙方的理解沒有誤差。
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- when 表示事情 「A 與事情 B 同時發生」
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- after 表示事情 「A 發生於事件 B 之後」
「 I will reply to your email after I return. 」意為「我回來之後,會回覆您的電子郵件」,對方才不會預設 3/2 收到你的回信,也能讓自己有個喘息的空間。
英文介系詞總讓你的英文 Email 寫得不順利嗎?歡迎參考: 搞懂這幾個介系詞 IN/AFTER、BEFORE/BY ,商用 EMAIL 難不倒你!
正確的稱謂 (salutation) 使用說明
上方信件的開頭稱謂為「 Hi there, 」較常用於雙方非常熟悉的信件中,但這封信件是由系統自動回覆,無論是客戶、同事,或是上司都可能會收到這封電郵,因此在稱謂的選用上應該要特別注意,選用正式、有禮貌的稱謂。
如果不熟悉對方,不知道是誰會收到這封信,可以使用以下兩種稱謂:
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- Dear Sir or Madam, 親愛的先生或女士
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- To Whom It May Concern: 敬啟者
以上兩種稱謂,只適用於不知道收件者會是誰的情況下,像是自動回覆信件、大量寄發的通知信等狀況,並非所有郵件都可以使用這兩種稱謂。如果今天收信者是一位特定對象,請務必要找出對方的姓名並在稱謂的地方稱呼對方,表達基本的尊重。就算真的沒辦法找到對方的名字,也至少要能夠區分出對方的職稱或是性別。
如果有特定對象,可以使用以下三種稱謂:
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- Dear Stephanie,
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- Dear Mr./Ms. Jones,
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- Dear Sir / Madam, (適用於只知道性別)
如果對象是較熟悉的同事、客戶,不想顯得太過正式的話,才會選用以下兩種稱謂:
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- Hello/Hi Stephanie,
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- Clarence, (直接使用姓名)
稱謂的選用有分正式與不正式,需要根據場合搭配不同的稱謂。如果在選用稱謂上遇到了一些困難,可以試著從你過往收過的信件中觀察,或是問問你身邊的同事主管是否有哪些使用地雷,照著公司的文化選用就準沒錯啦!
休假自動回覆信件必備的 4 大重點:
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- 明確的信件主旨(Out of Office Reply)
- 禮貌告知休假
- 可回覆信件的明確日期提供緊急聯絡管道
連一封如此簡短的信件都有許多眉角需要注意,提醒大家在撰寫 Email 時必定要小心、小心、再小心!下面提供一個簡易的範本給大家對照。
主旨:Out of Office Reply
Dear Sir or Madam,
Thank you for your email. I am out of the office until 3/2 and will have limited access to email. If you need assistance while I’m away, please contact Norman Smith at norman@cln-asia.com. I will reply to you after I return.
Best regards,
Cindy Chen
CLN Inc.
親愛的先生或女士,
感謝您的來信,我到 3/2 之前都不在辦公室,無法即時回覆您的郵件。如果需要任何協助,請聯繫 Norman Smith,他的電子郵件地址是 norman@cln-asia.com。我回辦公室後也會與您聯繫。
祝好。
Cindy Chen
CLN Inc.
照著這四大重點,一封簡單又專業的休假自動回覆信件就完成啦!想了解更多信件怎麼撰寫,歡迎參考 CLN 部落格的電郵英文專欄,如果你想一步學習到位,歡迎參考 CLN《上班族的 Email 寫作課》線上課程,一窺 CLN 首席顧問 Clarence 24 年企業培訓精華!
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