規劃企業包班時，HR 最常遇到的困難便是培訓結果成效不彰。其實在規劃企業包班時，除了考慮公司資源多寡，「是否能精準地瞭解員工學習需求」才是影響到後續規劃困難與執行成效不彰的根本原因。本篇文章希望能透過實際案例讓 HR 初步認識學習需求的重要性，為日後的教育訓練規劃做準備。
如何有效檢視內部需求
在向培訓機構接洽前，若想事先了解公司內部需求，則必須仰賴 HR、相關部門主管與學員代表間的合作與討論。由 HR 邀請相關部門主管和員工代表召開專案啟動會議（kick off meeting），以共好的角度出發確立員工需求，列出職場所面臨的難題，並試想背後可能的原因。
找出問題後，HR 就可以盤點公司內部資源是否能解決目前員工所面臨的問題。如果問題可以由公司內部解決，HR 便可依照需求分配相關資源；如果現階段公司內部無法提供解決方案，則可評估是否需向外部培訓機構提出需求。而如何有效尋找合適的培訓廠商，可以參考此篇文章→企業內訓—如何尋找合適的培訓機構。
請看下面這個例子：
某公司業務部門經常需要與外國客戶來往書信，但很多時候外國客戶收到信，卻搞不清楚業務人員的來意，常常需要花費多餘的時間來釐清訊息，長期下來雙方都為此所苦。HR 得知這個問題後，向許多培訓機構提出「英文書信」的課程需求，希望能幫助同仁解決工作上的困難。培訓機構接到資訊後提出「英文書信」課程的報價，HR 比較過後選擇了一間培訓機構。然而，課程結束後，主管發現員工撰寫英文書信的能力並沒有明顯的提升。
為什麼員工培訓會不如預期？
究竟是哪個環節出錯，導致這場員工培訓不如預期呢？
原來在 HR 提出需求前，沒有召開類似 kick off meeting 的會議，與同仁一起釐清所遇到的困難及背後的原因，便直接向培訓機構提出需求。培訓機構也沒有再次確認，便提出提案及報價，授課內容也按照常規，以書信架構及慣用語為主。
但其實我們要先探討的，應該是員工英文書信寫不好的主要原因。其原因有可能是單字量不夠、不知如何架構整封信件、語氣不會拿捏、或是常用搭配詞錯誤等等。以上述案例為例，若仔細觀察員工們的英文書信，雖能掌握架構，但英文句子裡的文法卻錯誤百出，當員工無法掌握正確的文法書寫語句，段落會缺乏一致性，整封信件寫出來就變成風馬牛不相及，此時給予他們再多的書信架構技巧等訓練，反而不會有太多效果。
由此可知，沒有事先釐清好內部的學習需求、培訓機構未再次幫助 HR 找出問題的根本等，都有可能導致一場教育訓練的成效不彰。
CLN 如何幫助 HR？
如同上述案例，員工需要加強的其實是英文文法，並不是英文書信，但因為在規劃課程前，同仁無法釐清員工英文程度和真正的問題點，以至於培訓效果不如預期；抑或是 HR 確實有花時間與部門主管討論需求，但因為同仁們的專業並非外語教學，因此在尋找問題點時產生偏誤，導致錯誤的需求描述。
在這個情況下，若合作的培訓單位沒有再次和 HR 對焦、釐清真正的內部需求、發現問題的本質，又只是對 HR 的需求照單全收，則此培訓必定無法有效解決原先的問題。
所以，CLN 團隊在與 HR 接洽時，除了提供外語培訓規劃的專業服務外，還會使用麥肯錫公司提出的問題解決方法 － MECE 分析法（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive）來幫助 HR 釐清真正的需求，對症下藥，以期培訓結束後能順利解決一開始的問題點。（關於 MECE 可參考 完全圖解！1分鐘搞懂麥肯錫思考架構）
結語
適時且有效地檢視內部學習需求，除了能幫助 HR 找出問題的本質外，還能提供培訓機構更完整、明確的培訓目標，提升培訓成功的機會，在雙方接洽時也能更有效率，好處良多。
員工是企業最重要的資產，培訓員工是 HR 的一大任務，安排合適的教育訓練更是一大難題。CLN 的企業英文內訓，針對客戶遇到的職場英文難題，提供客製化的顧問服務，為客戶提出最佳解決方案。若您正在煩惱是否要舉辦英文教育訓練、該舉辦何種英文培訓的 HR，歡迎您點擊與我們聯繫→ https://cln-asia.com/corporate/
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