掌握 5 個步驟和 3 大原則,教你寫出一封完整的英文求職信 (Cover Letter)

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應徵工作時,附上 cover letter 有如和新朋友開啟一段對話的自我介紹。一封完整的求職信不僅能夠讓對方留下好的印象,也大幅提升履歷被瀏覽的機會,藉此成功得到下一階段面試的入場券。本篇文章整理撰寫英文求職信的 5 個步驟和 3 大原則,讓你求職更加順利!

 

5 個英文求職信撰寫步驟

Cover Letter 撰寫步驟 1:撰寫信件抬頭

製作中文履歷時,經常會在信件最上方擺放基本資料來表明身份,撰寫 cover letter 也不例外,除了放上履歷中常見的基本資料,cover letter 也會放上招募者資料。一封專業的英文求職信抬頭通常包含以下資訊:

    • 姓名、電話、email、個人經營的網站或平台(如:LinkedIn、Medium)

    • 企業的名稱和地址

    • 招募者的姓名和單位職稱

    • 應徵日期

英文求職信範例

呈現方式可參考以上範例,但要特別注意 cover letter 不宜提供過於細節的個人資訊,如:住址、居住城市等,詳細內容比較適合放在履歷中。email address 也避免使用前公司的 email 和不正式的暱稱(如:cutekelly),不僅有失專業度,對前公司和應徵的公司都顯得非常不尊重。

Cover Letter 撰寫步驟 2:問候 HR / 招募主管

完成信件抬頭後,便是求職信正文的開始。不論中英書信,在信件開頭問候收件者都是不可或缺的,若是希望對方感受到你做足功課,對公司已經深入了解,可以使用以下方式作為開頭問候招募者 Simon Smith:

    • Dear Simon,

    • Dear Mr. Smith,

選擇使用招募主管的名字或姓氏取決於公司的企業文化,當你不清楚對方姓名和企業文化時,也可以參考以下絕對不會出錯的招呼方式:

    • Dear Marketing Hiring Manager,

    • Dear Marketing Team,

    • Dear Hiring Manager,

    • To whom it may concern,

Cover Letter 撰寫步驟 3:說明動機、個人能力和經驗

作為求職信內文的開頭段落,最重要的就是抓住招募者的目光,讓你的求職信被完整閱讀。在這個段落可以適時加入 2-3 項過去的重要成就來突顯你的獨特之處,強調細節和你的價值,做出與其他求職者有差異的 cover letter 。

(△) Hello, my name is Kelly and I’d like to work as a Marketing Manager at CLN.I’ve worked as a marketing manager at ABC Company for 5+ years, so I believe that I’d be a good fit for the position. 
您好,我是 Kelly,我希望可以在 CLN 擔任行銷經理。我過去在 ABC 公司擔任行銷經理,有五年以上的相關工作經驗,我相信我很適合這個職位。

(O) My name is Alyssa, and I’d like to help CLN hit your marketing goals as a Marketing Manager. I’ve worked with ABC Company for 5+ years. As a Marketing Manager, I have led successful online campaigns with budgets over $200,000 and have succeeded in expanding ABC’s client base by 30% since 2018. I believe that my previous experience makes me the right candidate for the job.
我是 Alyssa,我希望能夠在 CLN 擔任行銷經理並協助達成貴公司的行銷目標。我在 ABC 公司有五年以上的工作經驗,作為行銷經理,我從 2018 年開始領導團隊完成超過 200,000 元的線上活動,並成功拓展 30% 的客戶。相信以我過去的工作經驗,我將會是這個職缺適合的人選。

比起 Kelly 的簡介,Alyssa 在自我介紹中實際舉出過去工作項目並以數據佐證。想像自己是招募主管,是不是也覺得 Alyssa 的 cover letter 更有說服力,想繼續閱讀來了解更多呢?

Cover Letter 撰寫步驟 4:說明自己為何適合這個職位

即使求職者經驗豐富、能力很好,條件不符合企業的需求依舊無法順利取得面談資格,因此在求職信中必須向企業說明,過去的經驗和能力可以如何對應至企業的需求,通常會以企業開出的招募條件(job description)為主軸來撰寫。

企業招募條件:

    • Experience managing a Facebook ad budget of $5,000+ / month
      有每月 5000 元以上預算的 Facebook 廣告操作經驗

    • Some skills in advertising on other platforms (Google Search + Twitter)
      其他平台廣告操作經驗 / 技術

In my previous role as a Marketing Expert at ABC Company, I handled customer acquisition through ads, managing a monthly Facebook ad budget of $10,000+. Other than Facebook advertising, I’ve also delved into other online channels, including Google Search and Twitter.
我過去在 ABC 公司擔任行銷專員時,專責以廣告來開發客戶,負責每月超過 10,000 元預算的 Facebook 廣告管理。除此之外,我也深入研究其他廣告平台,例如 Google 搜尋和 Twitter。

Cover Letter 撰寫步驟 5:結語

完成以上重要步驟後,在 cover letter 的最後可以補充說明履歷已附加在信件中、再次提供聯絡資料提升招募者主動與你聯繫的機會,感謝對方花費時間閱讀,並以正式書信結尾來完成這封求職信。

英文求職信

參照以上 5 個步驟,一封架構完整的 cover letter 就完成了,但如果想讓 cover letter 的內容更專業,更要謹記和遵守以下 3 大原則。

 

英文求職信撰寫的 3 大原則

Do research before writing  了解企業背景

在開始撰寫 cover letter 前,強烈建議求職者先了解企業文化、應徵部門主管名稱等公開資訊,以展現對於這個職位的渴望與重視。理解企業文化和部門主管可以精準掌握求職信內文的撰寫風格,讓你的求職信更有機會與眾不同。

Focus on future 聚焦未來活動

許多人總是分不清楚哪些內容要放 cover letter?哪些又比較適合放在履歷裡?一個大原則供大家參考Cover Letter 著重在「未來」,而履歷則是你的「過去」。可以將 cover letter 想像為連接過去和未來的橋樑,說明你希望接下來能為應徵的企業貢獻什麼?達成哪些成就?切記,求職信只是履歷的補充說明,要避免相同內容重複出現。

Keep it short 維持書信精簡

保持精簡是所有英文 email 的重要書寫原則,cover letter 也是如此。一般求職信建議的篇幅是一頁 A4 以內,若要更加精簡表達也可以濃縮至 250-400 字,能夠讓招募主管快速掌握你的優勢才是撰寫求職信的首要。

參考以上步驟和原則,相信投遞一封求職信並得到下一階段面談的資格已離你不遠,接下來又該如何準備英文面試?歡迎參考英文面試全攻略,讓你不再害怕英文面試,文章裡面提供詳細的英文自我介紹和問答技巧,幫助你順利取得理想的工作! 

 

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